Transformation des Reportings von Excel zu Power BI zur Optimierung der Performance, des Arbeitsprozesses, der Dataquality und der Usability

Die Challenge mit den Datengrößen

Das Demand Planning Team ist bei Mars dafür zuständig, Vorhersagen zu zukünftigen Bedarfen zu treffen. Die Planung wird in Form von Excel-Reports sowohl täglich als auch vierwöchentlich aktualisiert und den anderen Departments wie Sales, Finance oder Marketing zur Verfügung gestellt. Die Reports haben mittlerweile jedoch eine Datengröße erreicht, die sich nicht nur auf die Lade- und Interaktionsgeschwindigkeit auswirkt, sondern auch das Bereitstellen via E-Mail unmöglich macht. Hinzu kommt, dass das Verteilen von Informationen via Email zu invalider Datenhaltung auf den PCs einzelner Nutzer führt.

Die Lösung für optimierte Arbeitsprozesse

Als Teil der Digital Workplace Agenda von Mars unterstützen wir das Team Demand Planning daher, ihr Reporting mit der Business Intelligence Lösung von Microsoft Power BI agiler und effektiver zu gestalten. Mit dem Ziel, den Arbeitsprozess der Erstellung, Aktualisierung und Bereitstellung von Daten zu vereinfachen und gleichzeitig einen tieferen Einblick zu ermöglichen, wurden die ersten Reports in Power BI überführt. Denn im Gegensatz zu Excel wird mit Power BI ein Tool verwendet, welches verschiedene Dateien schnell miteinander verbindet und durch einfaches Drag&Drop Visualisierungen von Daten mit wenig Aufwand anpassen lässt.

Power BI bietet für die Nutzer die Möglichkeit, alle Reports zentral in einem Web-Klienten zu sehen, sie schneller zu laden und durch visuelle Interaktion zwischen Graphen und Tabellen Informationen im Kontext zu erhalten. Da Power BI auch als App verfügbar ist, haben Mitarbeiter im Außendienst oder das Management die aktuellen Reports nun auch unterwegs auf ihren Smartphones oder Tablets verfügbar.

Die Kommunikation zur Veränderung

Neben der aktiven Begleitung bei der Aufbereitung und Neugestaltung der Reports haben wir gemeinsam mit dem Projektteam eine Kommunikationsstrategie zur Einführung dieser entwickelt. Die Strategie folgte dem Ziel, die Nutzer der Reports frühzeitig in den Veränderungsprozess einzubeziehen, um Feedback zu erhalten und sie auf die neue Arbeitsweise vorzubereiten. Das spielerische und informative Kennenlernen von Power BI wurde dabei durch ein Gewinnspiel, Live-Trainings sowie regelmäßige Beiträge zu Funktionen innerhalb des Unternehmensnetzwerkes Yammer ermöglicht.