Wissensmanagement Archive - 3kubik GmbH Digital Transformation Thu, 08 Aug 2024 07:31:40 +0000 de hourly 1 https://wordpress.org/?v=6.9.4 https://3kubik.com/wp-content/uploads/2021/11/k-block.svg Wissensmanagement Archive - 3kubik GmbH 32 32 Stadtwerke Langen – Short! https://3kubik.com/project/stadtwerke-langen-short/ Thu, 08 Aug 2024 06:46:58 +0000 https://3kubik.com/?post_type=project&p=8997 Der Beitrag Stadtwerke Langen – Short! erschien zuerst auf 3kubik GmbH.

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Stadtwerke Langen
»Short!«

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Logo Soluvia Energy Services
gezeichnete Figur steht mit ausgestreckter Hand im Regenmantel im Regen

Die Challenge

Die Umgestaltung des Wissensmanagements bei den Stadtwerken Langen, um einen schnellen Zugriff auf Informationen und Fachwissen im gesamten Unternehmen zu gewährleisten.

Die Vision

Short! soll die digitale Transformation der Stadtwerke Langen revolutionieren, indem es den Zugang zu wichtigen Informationen vereinfacht und eine Kultur des Wissensaustauschs fördert.

Die Methode

In enger Zusammenarbeit mit den Hauptnutzern wurden in Workshops und Microsoft-Schulungen die Bedürfnisse ermittelt, einschließlich Change-Management-Sitzungen, die zu einer Kampagne, einem neuen Branding und einer nahtlosen Migration der Inhalte für die Einführung der Plattform führten.

Das Ergebnis

Short! hat entscheidend dazu beigetragen, dass die Stadtwerke Langen ihre Prozesse optimieren, die Transparenz erhöhen und die Zusammenarbeit verbessern konnten. Die Mitarbeiter haben nun einen schnelleren Zugriff auf allgemeine Informationen, detaillierte Prozessbeschreibungen und aktuelle Informationen.

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]]> Soluvia – klar! https://3kubik.com/project/soluvia/ Sun, 21 Nov 2021 18:37:09 +0000 https://3kubik.com/?post_type=project&p=1471 Der Beitrag Soluvia – klar! erschien zuerst auf 3kubik GmbH.

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Soluvia
»klar!«

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Logo Soluvia Energy Services
gezeichnete Figur steht mit ausgestreckter Hand im Regenmantel im Regen

Die Challenge

Mit der Einführung von Office 365 und der damit verbunden Bereitstellung neuer Tools wurde Soluvia mit folgenden Fragen konfrontiert: Wie kann die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern und Fachbereichen gefördert werden? Wie lassen sich Dokumentenstrukturen harmonisieren und standardisieren? Wie kann ein transparentes und nachvollziehbar aufgebautes Aufgaben Management aussehen und wie ermöglichen wir partizipatives Wissensmanagement?

Die Vision

„Alle Mitarbeiter haben ein gemeinsames Mindset, was dadurch gefördert wird, dass unsere interne Kommunikation niederschwellig und lösungsorientiert ist. Durch die Nutzung der technologischen Möglichkeiten wird die Organisation effizienter, indem Informationen schnell und einfach auffindbar gemacht, Durchlaufzeiten reduziert und Prozesse automatisiert werden.

Unter Einbindung von Key Usern aus den Fachbereichen ermöglichen wir einen Wissenstransfer untereinander und teilen Wissen dort, wo es sinnvoll ist. Wir vernetzen unser Wissen fachbereichsübergreifend und minimieren dadurch Reibungsverluste. Führungskräfte fördern die neuen Arbeitsweisen und die Nutzung der neuen Tools, indem sie mit gutem Beispiel vorangehen.“

gezeichneter Regenschirm

Die Methode

In verschiedenen Workshops zu den Kernthemen Kommunikation, Dokumenten- und Aufgaben Management, Automatisierung und Wissensmanagement haben wir gemeinsam bestehende Hürden aber auch Wünsche für einen zukünftigen digitalen Arbeitsplatz und ein interaktives Wissensmanagement evaluiert. Hierzu wurden bspw. in Forms-Umfragen und Conceptboard Themen gesammelt und priorisiert.

Zusätzlich wurde eine Test-Umgebung aufgebaut, in der die Projektmitglieder ihre Vorstellungen in einem prototypischen Umfeld ausprobieren und offene Fragen ableiten konnten. Die technischen Zusammenhänge zwischen Team-/Projektarbeitsplätzen und der Wissensmanagement-Plattform wurden in einem ganzheitlichen Schaubild visualisiert.

gezeichnete Figur in Regenjacke

Damit die Veränderung zielgruppengerecht kommuniziert werden konnte, wurde ein Change-Konzept erstellt. Hierfür wurde gemeinsam u.a. ein Mission Statement formuliert, der Projektname „Klar!“ mit den Abwandlungen „klar!wissen“, „klar!reden“ „klar!arbeiten“ und „klar!teilen“ geschaffen, sowie ein Logo für das Projekt und das Wissensmanagement gestaltet. Zur Einbindung nicht Projektbeteiligter wurden weitere Medien wie beispielsweise Postkarten, eine Wandgrafik oder Video-Interviews gestaltet. Dieses projektbezogene Konzept wurde im späteren Verlauf in ein Change-Konzept überführt, das alle übergreifenden strategischen Projekte und Programme zusammenfasste.

Das Ergebnis

Das Resultat der zweijährigen Projektzeit waren modernisierte Arbeitsweisen und die dazugehörige Wissens-Plattform. Für Fachbereiche und deren Teams sowie für Arbeitsgruppen und Projekte wurden standardisierte Arbeitsplätze auf Basis von Teams bereitgestellt, die ein Set an Tools und Standards für die Kommunikation und das Aufgaben- und Dokumenten-Managements beinhalten und somit eine einheitliche Arbeitsweise gewährleisten.
Bisher über Office-/Papierdokumente laufende Prozesse sind digitalisiert und vernetzt, wodurch Prozesslaufzeiten minimiert werden und Transparenz geschaffen wird. Im Rahmen der definierten Standards sind individuelle Gestaltungsmöglichkeiten vorhanden, sodass individuelle/sich verändernde Bedarfe jederzeit von den dafür ausgebildeten Key Usern umgesetzt werden können.
gezeichnete Figur in Regenjacke

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]]> Rügenwalder Mühle – Digital Workplace https://3kubik.com/project/ruegenwalder-muehle-digital-workplace/ Thu, 11 Nov 2021 14:39:46 +0000 https://3kubik.com/?post_type=project&p=791 Der Beitrag Rügenwalder Mühle – Digital Workplace erschien zuerst auf 3kubik GmbH.

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Rügenwalder Mühle
Carl Müller GmbH & Co. KG:

Digital Workplace

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gezeichnete Figur als Imker mit Imkerhut und Smokelampe
gezeichnete Figur mit Schutzanzug mit einem Wanderstock über der Schulter mit Kochtop und Beutel mit Zutaten

Die Challenge

Die Rügenwalder Mühle vor der Herausforderung, die firmeninternen Informationen, Prozesse und das Wissen allen Mitarbeitern schnell und einfach zugänglich zu machen.

Ursachen dafür waren die Verdopplung der Produktion und der Belegschaft sowie die Erschließung neuer Geschäftsfelder im Bereich der vegetarischen Lebensmittel.

Die Vision

Wir brauchen kein klassisches Intranet, sondern eine Plattform, die selbst die gewerblichen MitarbeiterInnen in den digitalen Arbeitsplatz abholt.

Deswegen hilft „ZuZu“ uns dabei, alle Informationen, News, Anweisungen und Dokumente harmonisch allen Mitarbeitenden zur Verfügung zu stellen.

Mit den vielen digitalisierten Prozessen können wir noch dazu jede Menge manuelle Arbeit ablegen. So wird aus Digitalisierung ein echter Mehrwert für Alle.

Die Methode

Rügenwalder Zuzus

Auf Basis dieser Analysen wurde eine Changestrategie initialisiert. Diese hatte eine Kommunikationsmatrix als Grundlage, die wiederum abteilungsspezifische Prozesse und Bedarfe realisierte.

gezeichneter Gemüsespieß

Darüber hinaus etablierten wir eine Tool
Guidance der zu verwendenden Tools und das neue Intranet „ZuZu“, als gemeinsame, abteilungsübergreifende Arbeitsplattform.

Rügenwalder ZuZu mit Logo Plakette in der Hand

Das Ergebnis

Mit „ZuZu“ haben wir eine digitale Arbeitsplattform geschaffen, die allen MitarbeiterInnen der Rügenwalder Mühle sowohl allgemeine als auch spezifische Informationen Ihrer jeweiligen Abteilung übersichtlich via Web oder
Mobile App zur Verfügung stellt.

Die MitarbeiterInnen haben hierdurch die Möglichkeit, direkt zu kommunizieren und die für Sie wichtigen Informationen, Termine oder Aufgaben zu filtern, zu bearbeiten oder zu suchen.

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]]> Kraft Heinz – New R&D Playbook https://3kubik.com/project/kraft-heinz-new-rd-playbook/ Thu, 11 Nov 2021 14:37:39 +0000 https://3kubik.com/?post_type=project&p=787 Der Beitrag Kraft Heinz – New R&D Playbook erschien zuerst auf 3kubik GmbH.

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Kraft Heinz
New R&D Playbook

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gezeichnete Figur als Imker mit Imkerhut und Smokelampe
gezeichnete Figur mit Schutzanzug mit einem Wanderstock über der Schulter mit Kochtop und Beutel mit Zutaten

Die Challenge

Die Herausforderung war es, das Europäische R&D Playbook zu erneuern und so anzupassen, dass damit international in allen R&D-Abteilungen effizient gearbeitet werden kann.

Hierfür mussten internationale mit regional spezifischen Inhalten harmonisiert werden. Die Inhalte des Playbooks sind als essentieller Standard für bestimmte Prozesse anzuwenden.

Eine besondere Herausforderung bestand darin, dass bis dato nicht alle Regionen ein Playbook nutzten, sodass dies eine neue Arbeitsweise für diese Bereiche darstellte.

Die Vision

Das Projekt wurde von der Vision getrieben, dass international einheitlich in R&D-Teams gearbeitet wird, soweit möglich. Dadurch soll die Arbeit von jedem Einzelnen erleichtert werden, um so wiederum Innovationen zu fördern.

Die Methode

Um das Ziel zu erreichen, wurden Inhalte gesammelt und harmonisiert, das Design und Visualisierungen des bestehenden europäischen Playbooks komplett überarbeitet, Automatisierungs- und Interaktionspotentiale analysiert, User Stories gesammelt und bestehende Prozesse betrachtet.
Das Playbook für die internationale Anwendung wurde komplett neu erstellt, intensiv geprüft, daraufhin angepasst und schließlich für alle zugänglich gemacht. Um eine hohe Akzeptanz des Playbooks zu erreichen, wurde Wert auf eine umfassende Kommunikation und Schulungsmaßnahmen der NutzerInnen gelegt.
gezeichnete Figur segelt an einem Schirm vom Himmel und hält ein Tablet in der Hand

Das Ergebnis

Das Playbook stellt nun einen „One stop shop“ für internationale R&D-Prozesse bei der Kraft Heinz Company dar. Im Ergebnis wurde zudem die Benutzer­freund­lichkeit extrem gesteigert. Ein ansprechendes Design sowie eine intuitive Benutzer­führung waren wichtig, um die NutzerInnen dabei zu unterstützen, so schnell wie möglich, das zu finden, was sie in ihren Arbeits­prozessen brauchen.

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]]> GEWOSIE Projektplattform https://3kubik.com/project/gewosie-projektplattform/ Thu, 11 Nov 2021 14:34:04 +0000 https://3kubik.com/?post_type=project&p=785 Der Beitrag GEWOSIE Projektplattform erschien zuerst auf 3kubik GmbH.

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GEWOSIE
Projektplattform

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gezeichnete Figur als Imker mit Imkerhut und Smokelampe
gezeichnete Figur mit Schutzanzug mit einem Wanderstock über der Schulter mit Kochtop und Beutel mit Zutaten

Die Challenge

Vereinfachte Projektarbeit und Informations­austausch zwischen internen und externen Projektbeteiligten.

The Vision

Aufbau einer Projektplattform, die das manuelle Versenden von Plänen, das Nachhalten von Aufgaben und Bauzeiten in Excel sowie Projektkommunikation mit ArchitektInnen und NachunternehmerInnen in einer Plattform vereint.

gezeichnete Figur als Knappe
gezeichnete Figur als Knappe
gezeichnete Figur als Knappe
gezeichnete Figur als Knappe

Die Methode

Analyse der bestehenden Prozesse sowie der Kommunikation von Projektleitung, Bauplanung und NachunternehmerInnen​, um einen Mehrwert bei allen Beteiligten zu schaffen

Aufbau einer zentralen Kommunikations- und Kollaborationsplattform über Microsoft Teams​ für Echtzeit-Kommunikation und Datenqualität auf der Baustelle und im Büro

Simple Aufgabenübersicht mit direkter Dokumentenverknüpfung, insbesondere für Planreviews in Microsoft Planner

Das Ergebnis

Mit dem damals neu erschienen MS Teams und diversen SharePoint Erweiterungen konnte ein Teams-Template geschaffen werden, das es der GEWOSIE Bauleitung ermöglichte, die gesamte Bauausführung zentral zu steuern und zu kontrollieren.

gezeichnete Figur als Knappe

Ausführende Bauunternehmen wurden partnerschaftlich mit eingebunden und zuletzt sogar Baubegehungen via Videocall durchgeführt. Auch das Mitführen analoger Pläne konnte abgeschafft sowie die Plankorrektur auf der Baustelle auf dem Tablet bewältigt werden, um jederzeit synchrone Wissensstände herzustellen.

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