Usecase Archive - 3kubik GmbH

LEGO® SERIOUS PLAY®

Jessieca Yeboah — Thu, 07 Aug 2025 10:07:42 +0000

LEGO® SERIOUS PLAY®: Warum ich bei der Arbeit LEGO spielen lasse

Hätte mir jemand vor ein paar Jahren gesagt, dass ich mal mit LEGO arbeiten würde, hätte ich wohl einen sehr verwunderten Blick in meinen Lebenslauf geworfen. Klar, ich bin mit LEGO aufgewachsen, habe mir damals schon Burgen und Fantasiewelten gebaut, als Kind das LEGOLAND in Billund besucht und irgendwie nie so ganz damit aufgehört. Mein Schlüsselanhänger? Eine LEGO-Figur (Erst Gandalf, aktuell Darth Vader). Mein Büro? Voll mit kleinen LEGO-Setups. Aber dass die bunten Steine mal als eine ernsthafte Methode für Strategieentwicklung und Teamarbeit Einzug in meine Arbeit finden würden war mit lange nicht klar.

Dann kam mein erster Kontakt mit LEGO in einem Design-Thinking-Workshop. Da wurde es zum Prototyping genutzt. Schon spannend, aber noch nicht das, was ich heute mit LEGO® SERIOUS PLAY® verfolge. Denn das ist etwas ganz anderes: eine durchdachte, wissenschaftlich fundierte Methode, um Kreativität und Kommunikation auf ein neues Level zu bringen.

Warum LEGO® SERIOUS PLAY® so gut funktioniert

Der größte Unterschied zu „normalem“ LEGO-Bauen? Es gibt keine Anleitung. Kein „richtig“ oder „falsch“. Stattdessen geht es darum, Gedanken sichtbar zu machen, Ideen zu formen und gemeinsam eine Sprache zu entwickeln. Das passiert über Metaphern – ich baue etwas und erkläre, was es bedeutet.

Mit nur sechs Standardsteinen gibt es über 900 Millionen Kombinationsmöglichkeiten. Genau das macht LSP so stark: Es bringt Vielfalt in die Denkmuster, löst Denkblockaden und ermöglicht Perspektivwechsel. Wieso funktioniert das?

Hand-Auge-Koordination & Kognition Beim Bauen mit den Händen werden im Gehirn neue Verknüpfungen geschaffen. Das fördert tiefere Einsichten und hilft, komplexe Zusammenhänge besser zu erfassen. Studien zeigen, dass wir besser verstehen, wenn wir Dinge physisch gestalten, statt nur darüber zu reden oder sie aufzuschreiben.
Metaphorisches Denken & Storytelling Anstatt abstrakte Konzepte in Worten zu erklären, bauen Teilnehmende Modelle, die ihre Gedanken und Ideen sichtbar machen. Dadurch entsteht gemeinsames Verständnis, auch wenn vorher unterschiedliche Perspektiven bestanden.
Gleichberechtigte Kommunikation Jeder baut und präsentiert sein Modell, was auch introvertierten Personen hilft, sich auszudrücken. Alle Ideen werden wertgeschätzt, nicht nur die lautesten Stimmen im Raum.
Reduzierung von Denkblockaden Die spielerische Herangehensweise fördert offenes, kreatives Denken. Während klassische Meetings oft linear und restriktiv sind, ermöglicht LSP eine freiere, intuitive und explorative Herangehensweise an Probleme.
Systemisches Denken Neben individuellen Modellen entstehen in den Workshops auch Gruppenmodelle, die verschiedene Perspektiven zusammenführen. Das hilft, komplexe Herausforderungen zu verstehen und Strategien zu entwickeln.

Wie ein LEGO® SERIOUS PLAY® Workshop abläuft

Ein typischer Workshop folgt einem klaren Ablauf:

Skill-Building: Alle gewöhnen sich an das Arbeiten mit den Steinen.
Individuelle Modelle: Jeder baut etwas zu einer Fragestellung.
Gruppenmodelle: Die individuellen Ideen werden zusammengeführt.
Systemmodelle: Externe und interne Faktoren werden integriert.

Der Effekt? Kommunikation auf Augenhöhe, mehr Offenheit und eine tiefergehende Auseinandersetzung mit komplexen Themen. Besonders spannend ist, dass gerade introvertierte Menschen von der Methode profitieren – sie kommen zu „Wort“.

Wo LEGO® SERIOUS PLAY® den größten Mehrwert bringt

Von kleinen Teams bis hin zu Unternehmensstrategie-Workshops – LEGO® SERIOUS PLAY® ist ein erstaunlich flexibles Instrument. Besonders wertvoll ist es:

Für Teams, die ihre Zusammenarbeit verbessern wollen
Für Führungsteams, die Visionen und Strategien entwickeln
Für kreative Prozesse und Innovations-Workshops
Für Retrospektiven in agilen Teams

Der spielerische Ansatz macht es leicht, Blockaden zu lösen und neue Ideen zuzulassen. Und ja, es macht einfach mehr Spaß als „klassische“ Meetings.

Mein persönlicher Aha-Moment mit LEGO® SERIOUS PLAY®

Einer der größten Aha-Momente kam in einem Workshop, in dem es um Teamwerte ging. Jeder baute sein Modell, erklärte es und plötzlich wurde klar: Wir dachten, wir reden über das Gleiche – aber wir meinten völlig unterschiedliche Dinge.

Genau das ist der Punkt: LEGO Serious Play macht solche Missverständnisse sichtbar und hilft, sie aufzulösen. Es geht darum, Gedanken greifbar zu machen, neue Wege zu entdecken und gemeinsame Bilder zu schaffen, die wirklich alle verstehen.

Warum Unternehmen mehr spielen sollten

Viele Unternehmen denken, dass Arbeit bierernst zu sein und am Schreibtisch stattzufinden hat – und genau das ist oft das Problem. Kreativität, Innovation und echte Kommunikation entstehen, wenn wir den Kopf frei haben.

Meine Tipps für Unternehmen, die LSP ausprobieren wollen:

Struktur bewahren – LSP ist kein wildes LEGO-Herumwerfen, sondern eine klar beschriebene Methode.
Auf erfahrene Moderation setzen – Facilitators machen einen Riesenunterschied.
Einfach mal machen! Keine Angst davor haben, Spielen als Methode zu nutzen.

Fazit: Spielen ist kein Selbstzweck, sondern ein Werkzeug

LEGO® SERIOUS PLAY® ist für mich mehr als eine Methode – es ist ein neuer Blick auf Problemlösung, Teamarbeit und Kreativität. Und mal ehrlich: Wer würde nicht lieber ein Meeting mit LEGO machen, als sich die 19. PowerPoint des Tages anzuschauen?

Also, falls Du das nächste Mal in einem festgefahrenen Meeting sitzt – vielleicht hilft euch ja eine Kiste LEGO. Es ist erstaunlich, was daraus entstehen kann.

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Loop – Adoption & Enablement für neue Microsoft 365 Features

Jessieca Yeboah — Mon, 30 Jun 2025 11:31:28 +0000

Microsoft Loop:

Unsere ersten Schritte und Quick Wins für den Arbeitsalltag

Seit letztem Jahr ist Microsoft Loop bei 3kubik ein fester Baustein– und längst nicht nur als spannendes Thema für unsere internen Team-Freitage. Wir haben Loop selbst intensiv getestet und in verschiedenen Szenarien eingesetzt. Mittlerweile wissen wir: Mit nur wenig individuellem Aufwand lassen sich bereits erste, greifbare Erfolge in der Zusammenarbeit erzielen. In diesem Beitrag erfährst du, wie wir Loop im Team und in Kundenprojekten einsetzen, welche Quick Wins jeder* mitnehmen kann und was aus unserer Sicht aktuell noch nicht optimal läuft.

Was ist Microsoft Loop und warum testen wir es schon seit letztem Jahr?

Microsoft Loop ist eine Plattform in Microsoft 365, die in drei Ebenen unterteilt ist:

1. Loop-Komponenten: Kleine, dynamische Inhalte (Listen, Tabellen, Notizen etc.), die sich in Teams, Outlook, OneNote oder Word (Web) einfügen und synchronisieren lassen.

2. Loop-Seiten: Umfangreiche Arbeitsflächen – eine Art digitales Whiteboard – auf dem man kollaborativ an Inhalten arbeiten kann.

3. Loop-Arbeitsbereiche: Sammlungen von Loop-Seiten, die man nach Projekt, Thema oder Team strukturieren kann.

Seit letztem Jahr nutzen wir Loop selbst, um unsere internen Abläufe schlanker und interaktiver zu gestalten. An unseren Team-Freitagen sammeln und besprechen wir mithilfe von Loop-Seiten alles, was unter der Woche liegen bleibt. Dabei haben wir erste Erfahrungen gesammelt, wie Loop komponentenübergreifend funktioniert und wo es im Alltag noch hakt.

Unsere Erfahrungen:

Drei konkrete Einsatzszenarien

1. Interne Team-Freitage
Seit November 2024 erstellen wir für unsere wöchentlichen Team-Freitage in einem dedizierten Loop-Arbeitsbereich eine Seite pro Woche, auf der wir:

- Agendapunkte sammeln und priorisieren
- Kolleg:innen taggen (die Benachrichtigungsfunktion per E-Mail lässt noch etwas zu wünschen übrig)
- Dauerläufer über alle Seiten hinweg erreichen können, ohne manuell unerledigte Themen von einer in die nächste Woche verschieben zu müssen
- Während der Besprechung live Notizen erweitern – ohne lästiges Hin- und Herspringen zwischen PowerPoint oder OneNote
- Direkt ein fertiges Protokoll für alle haben, die gerade im Urlaub sind 😊🏝️

Vorteil: Jede*r kann in Echtzeit mitarbeiten, wir sind schneller im Thema und alle relevanten Informationen bleiben an einem Ort.

2. Loop als Projektwerkzeug in Kundenprojekten
In einigen Kundenprojekten setzen wir Loop-Seiten gezielt ein, um pro Meeting die wichtigsten Inhalte interaktiv zur Verfügung zu stellen. Das sieht so aus:

- Zu jedem Projektmeeting, ob Training oder Workshop, erstellen wir eine Loop-Seite, die die aktuelle Agenda, Links zu Präsentationsunterlagen oder Conceptboards oder den Projektplanner enthält
- Während des Meetings bearbeiten alle Beteiligten gemeinsam die Checklisten, kommentieren direkt in Loop-Komponenten und können live Feedback geben.
- Nach dem Meeting bleibt diese Loop-Seite bestehen, Aufgaben (aus Planner eingebettet) werden abgehakt und der aktuelle Stand ist für alle transparent.

Vorteil: Weniger verschiedene Medien durch die sich die Projektteilnehmenden durchklicken müssen, weniger Versionschaos – alle arbeiten auf derselben Seite. Und jede*r weiß, was als Nächstes zu tun ist. Insbesondere die Kombination von „Anleitung“ zu einer Aufgabe, der Aufgabe selbst und dem Kontext (Projekt, Workshop, Arbeitspaket) hilft Menschen, die sich nicht täglich nur mit dem Projekt beschäftigen, schnell wieder eins Handeln zu kommen.

3. Loop-Aufgabenlisten mit Lightweight Planner als Workaround für Shared Channels
In Teams-Shared Channels sind Planner-Boards nach wie vor nicht verfügbar. Wir haben getestet, wie Loop-Aufgabenlisten mit den integrierten Lightweight Plannern (also Aufgabenlisten mit Zuweisungen und Fälligkeitsdaten) Abhilfe schaffen:

- Wir erzeugen in Loop eine Aufgabenliste pro Projekt, die wir als Loop-Komponente in den Shared Channel einbetten.
- Jede Person kann direkt in Teams auf die Aufgabenliste zugreifen, Aufgaben verschieben, Prioritäten ändern und Fälligkeitsdaten sehen.
- Der Loop-Tasks-Lightweight-Planner synchronisiert sich zwischen der Loop-App und Teams.

Vorteil: Wir können mit Shared Channels arbeiten, ohne auf gemeinsame Bearbeitung von Planner-Aufgaben verzichten zu müssen.

Quick Wins:

So gelangen auch Einsteiger:innen schnell zu ihren ersten Erfolgen

Du musst keine Power-User sein oder Entwicklerkenntnisse mitbringen, um Loop sinnvoll einzusetzen. Folgende Tipps helfen dir, in weniger als einer Stunde deine ersten kleinen Erfolge zu erzielen:

1. Starte mit einer Loop-Komponente in Outlook

- Erstelle einen neuen Kalendereintrag in Outlook.
- Füge eine Loop-Komponente (z. B. eine Checkliste oder eine kurze Tabelle) hinzu.
- Lade ein oder zwei Kolleg:innen ein, die Komponente mit dir gemeinsam zu bearbeiten.
  Das ist ganz simpel: Schon im Kalendereintrag selbst können alle Beteiligten direkt mitmachen und zur Agenda oder To-Do-Liste beitragen – ganz ohne lästige Termin-Updates.

2. Loop-Seite als Brainstorming-Board im Teams-Chat

- - Klicke in Teams im gewünschten Chat oder Kanal auf das Loop-Zeichen.
  - Wähle eine Vorlage (z. B. Brainstorming oder Mindmap) oder starte eine leere Loop-Seite.
  - Fordere dein Team auf, live Stichworte zu ergänzen oder Punkte zu diskutieren.
    Innerhalb weniger Minuten habt ihr eine interaktive Collage aus Ideen, ohne dass jemand Screenshots hin-und her senden muss.

3. Loop-Aufgabenliste als Mini-Planner

- - - Erstelle in der Loop-App (oder in Teams) eine Loop-Aufgabenliste.
    - Weise dir selbst ein paar Aufgaben zu, setze Fälligkeit und Priorität.
    - So siehst du sofort, wie Loop-Komponenten in deinem persönlichen Workflow funktionieren, ohne großen Overhead.

Fazit: Loop ist intuitiv und tief in Microsoft 365 integriert. Mit etwas Ausprobieren hast du schon nach einer halben Stunde ein konkretes Ergebnis, das dich im Alltag unterstützt.

Ausblick:

Wo wir noch auf Microsoft-Goodies warten

Zugegeben, noch ist nicht alles perfekt, und wir hoffen, dass Microsoft in naher Zukunft ein paar Baustellen angeht:

Gestückelte Ablage an verschiedenen Speicherorten
Loop-Komponenten werden je nach Ursprung in unterschiedlichen Microsoft 365-Speichern abgelegt (OneDrive, SharePoint oder in der Loop App). Das führt dazu, dass man beim Suchen von älteren Seiten oder Komponenten manchmal nicht sofort ahnt, wo sie gespeichert sind. Ein zentraleres Ablagemodell wäre enorm, damit wir nicht selbst in OneDrive, SharePoint und Teams parallel herumsuchen müssen.

Microsoft-Groups-Modell fehlt noch
Aktuell greift Loop zwar auf Microsoft 365-Berechtigungen zurück, aber eine nahtlose Integration ins Microsoft-Groups-Modell existiert noch nicht. Das bedeutet: Wenn ich einen Loop-Arbeitsbereich in einem Team-Channel teile, sind Berechtigungen leider umständlich individuell einzustellen. Wir wünschen uns, dass in Zukunft Gruppen in Loop automatisch erkannt werden, sodass das Teilen von Arbeitsbereichen für Projektteams genauso einfach klappt wie im Rest des App-Kataloges. Microsoft hat das aktuell für in einigen Monaten auf ihrer Roadmap.

Sobald diese Punkte verbessert werden, wird Loop aus unserer Sicht zur echten Universalplattform für kollaboratives Arbeiten in Microsoft 365 und kompensiert sogar einige Schwächen in anderen Apps (ermöglicht z.B. Workarounds wie unsere Lightweight-Planner-Listen).

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Mit KI arbeiten – aber richtig!

Jessieca Yeboah — Thu, 05 Jun 2025 10:53:22 +0000

Worauf Unternehmen achten sollten, bevor sie KI in ihre Arbeitsprozesse integrieren

Künstliche Intelligenz (KI) ist überall: In Meetings, auf LinkedIn, im Marketing, in Office-Anwendungen und besonders in der Vorstellungskraft vieler Unternehmen, die effizienter, smarter und zukunftsfähiger arbeiten wollen. Doch zwischen Hype und echtem Mehrwert liegt ein schmaler Grat.
Als Beratungsunternehmen für moderne Arbeitsweisen erleben wir bei 3kubik täglich, wie groß das Potenzial von KI ist und wie leicht man sich in Spielereien verlieren oder wichtige Voraussetzungen übersehen kann.
Darum möchten wir unsere Perspektive teilen: Was braucht es, um KI wirklich sinnvoll und nachhaltig im Unternehmen zu nutzen?

Zielgerichtet statt blind: Was will ich mit KI eigentlich erreichen?

KI ist kein Selbstzweck. Nur weil es viele machen, heißt das nicht, dass dein Unternehmen es auch tun sollte. Stattdessen lohnt sich die Frage:

• Welches konkrete Ziel verfolge ich mit KI? Will ich beispielsweise:
o Zeit sparen bei wiederkehrenden Aufgaben?
o mein Marketing auch mit knappen Ressourcen skalieren?
o Wissensmanagement automatisieren oder Prozesse vereinfachen?

Bei 3kubik nutzen wir KI gezielt für die strukturierte Ausarbeitung von Workshop-Ergebnissen, zum Beispiel zur Erstellung von Leitlinien, Maßnahmenübersichten oder Kampagnen. Dabei achten wir konsequent darauf, keine personenbezogenen oder unternehmenssensiblen Daten zu verwenden, sondern arbeiten ausschließlich mit abstrahierten, anonymisierten oder generischen Inhalten. Auch im technischen Bereich, etwa bei JSON-Formatierungen in Power Automate oder M-Formeln in Power BI, greifen wir auf KI zurück, basierend auf neutralen Beispieldaten. Unser KI-Einsatz ist damit konform mit den Vorgaben des EU AI Act und unterstützt unsere Arbeit dort, wo es sinnvoll ist, sicher, effizient und verantwortungsvoll.

Beispiel aus der Praxis:

✔ Ziel: Zeit sparen bei der Workshop-Dokumentation

✉ Prompt: „Strukturiere diese Workshop-Ergebnisse in einem Maßnahmenplan. Gliedere nach kurzfristig, mittelfristig und langfristig. Zielgruppe: Geschäftsführung.“

Verstehen, was KI kann und was nicht

KI ist kein Zauberstab. Sie liefert keine Wahrheiten, sondern Vorschläge auf Basis von Daten und Wahrscheinlichkeiten. Und sie funktioniert am besten, wenn sie in einem sinnvollen Rahmen eingesetzt wird.

Was KI (wie z. B. ChatGPT oder Microsoft Copilot) gut kann:
• Inhalte zusammenfassen, strukturieren, formulieren
• Ideen generieren & Texte optimieren
• Daten analysieren & visualisieren
• technische Hilfestellungen geben (z. B. M-Formeln, JSON-Code, Power Automate Logik)
• repetitive Aufgaben beschleunigen

Was KI nicht kann:
• Entscheidungen für euch treffen
• Unternehmensstrategie entwickeln
• ohne Kontext korrekte Aussagen treffen
• mit gesundem Menschenverstand improvisieren
• Zwischentöne und „Menschliches“ eines Workshops berücksichtigen

Unser Tipp: KI ist ein Tool, kein Ersatz für Menschen. Aber sie ist ein verdammt gutes Tool, wenn man weiß, wie man es einsetzt.

Beispielhafte Anwendung:
✔ Prompt: „Fasse diesen Artikel in drei Bulletpoints für einen LinkedIn-Post zusammen. Ton: professionell, aber locker.“
❌ Nicht geeignet: „Was ist die beste Strategie für mein Unternehmen?“ (zu offen, ohne Kontext)

Prompt-Power:

Warum Eingaben über das Ergebnis entscheiden

„Garbage in, garbage out“ gilt auch (und besonders) bei KI.
Ein guter Prompt (= die Eingabe oder Frage an die KI) ist oft entscheidend für ein brauchbares Ergebnis. Ein paar Faustregeln:
• Sei präzise: Was genau willst du?
• Gib Kontext: Wer ist die Zielgruppe? Was ist das Ziel?
• Denk in Rollen: „Verhalte dich wie ein Projektmanager, der eine Roadmap für ein Change-Projekt erstellt.“
• Teste verschiedene Varianten: Trial & Error gehört dazu

Was wir bei 3kubik machen:
Unsere ersten Ideen für Marketing-Inhalte, Konzepte oder Blogbeiträge entwickeln wir grundsätzlich selbst. Strukturiert, zielgerichtet und passend zur jeweiligen Botschaft. Im nächsten Schritt setzen wir KI gezielt ein, um Formulierungen zu verfeinern, Texte flüssiger zu machen oder an den Ton des jeweiligen Kanals anzupassen. So verbinden wir fachliche Substanz mit sprachlicher Qualität, effizient, aber immer mit menschlichen Feinschliff.

So könnte ein starker Prompt aussehen:
„Du bist Texter in einer Unternehmensberatung für Digitalisierung.

Ziel: Schreibe eine E-Mail-Einladung für ein Webinar zum Thema ‚KI in Power Automate‘.

Ton: kompetent, einladend.“

KI-Modelle im Vergleich:

Kostenlos vs. kostenpflichtig

Quellen: 1 ChatGPT (OpenAI); 2 Microsoft Copilot; 3 Google Gemini; 4 Claude (Anthropic); 5 Perplexity AI; 6 DeepL Write

Datenschutz & Verantwortung: Was Unternehmen beachten sollten

Künstliche Intelligenz arbeitet mit Daten, darunter können durchaus auch sensible oder personenbezogene Informationen fallen. Deshalb ist es kein „Nice-to-have“, sondern eine verpflichtende Grundlage, sich mit Datenschutz und ethischer Nutzung auseinanderzusetzen.

Gerade im Unternehmenskontext stellt sich immer wieder die Frage:

Wo landen die Daten, die ich in ein KI-Tool eingebe?
Werden sie gespeichert oder für Trainingszwecke weiterverwendet?
Ist das Tool DSGVO-konform oder drohen hier rechtliche Risiken?

Mit dem EU AI Act und der DSGVO ist klar geregelt, dass beim Einsatz von KI höchste Standards gelten. Auch der bloße Textinhalt eines Kundenfeedbacks oder einer E-Mail kann bereits als sensibel gelten, wenn Rückschlüsse auf eine Person möglich sind.

Unsere Empfehlung aus der Praxis:
Bei 3kubik geben wir keine sensiblen Kundendaten oder internen Inhalte in öffentlich zugängliche KI-Tools ein. Stattdessen:

arbeiten wir mit abstrahierten oder anonymisierten Inhalten,
nutzen geschlossene Systeme mit klarer Datenführung,
oder entwickeln Prompt-Vorlagen, die komplett losgelöst von vertraulichem Kontext funktionieren.

Für Unternehmen empfehlen wir:
Setzt auf KI-Lösungen, die speziell für den professionellen Einsatz entwickelt wurden, z. B. Microsoft Copilot in Kombination mit Microsoft 365. Diese Systeme bieten hohe Sicherheitsstandards, klare Datenführung und bleiben innerhalb eurer IT-Umgebung.

Wer mit besonders sensiblen Daten arbeitet oder maximale Kontrolle benötigt, sollte zusätzlich Self-Hosting- oder Private-Cloud-Modelle prüfen. So bleibt die volle Kontrolle über Datenzugriffe, Speicherorte und Rechtevergabe beim Unternehmen und nicht beim KI-Anbieter.

Typischer Stolperstein:
❌ Prompt: „Analysiere die Umsätze unserer Top-Kunden aus dem letzten Quartal.“
✔ Stattdessen: „Analysiere anonymisierte Umsatzdaten einer Beispiel-Kundengruppe (Branche: IT-Dienstleistung, 10–50 MA) auf saisonale Muster.“

Praxis bei 3kubik:

Wo KI echten Mehrwert bringt

Bei 3kubik nutzen wir KI heute genau dort, wo sie uns konkret unterstützt, als intelligentes Werkzeug, nicht als Ersatz. Besonders bei der inhaltlichen Ausarbeitung von Workshops, bei technischen Konfigurationen sowie im Marketing hilft uns KI dabei, effizienter zu arbeiten und unsere Qualität noch gezielter auszuspielen.

Gerade in der Zeit vor KI haben wir für viele dieser Aufgaben einen enormen Aufwand betrieben, strukturiert, mit viel Liebe zum Detail, oft über das ursprünglich geplante Maß hinaus. Nicht selten haben wir mehr Zeit investiert, als eigentlich vorgesehen war, weil uns eine durchdachte, gute Lösung wichtiger war als die Stoppuhr.

Seitdem wir KI sinnvoll in unsere Prozesse integrieren, können wir viele dieser Aufgaben schneller vorbereiten und besser strukturieren. Das bedeutet: mehr Fokus auf das Wesentliche, weniger Zeit für das Drumherum.

Was man dabei aber nicht unterschätzen darf: Auch der Einsatz von KI braucht Vorbereitung. Ein gut formulierter Prompt, also die „Frage“ an die KI, entscheidet maßgeblich über die Qualität des Ergebnisses. Und auch danach sind meist noch Anpassungen nötig, sei es inhaltlich, stilistisch oder strukturell. Die kreative Denkarbeit bleibt bei uns, nur der Weg zum Ziel ist kürzer geworden.

Hier ein paar konkrete Anwendungsbeispiele aus unserem Alltag:

Workshop-Nachbereitung: Mithilfe von KI strukturieren wir Ergebnisse und Ideen, z. B. in Form von Maßnahmenkatalogen oder Leitlinien, ausschließlich auf Basis nicht-personenbezogener und abstrahierter Inhalte.
Technische Unterstützung: In Power Automate und Power BI setzen wir KI ein, um Formeln, JSON-Logiken oder Formatierungen effizient zu entwickeln, mit generischen Beispieldaten, nie mit realen Nutzerdaten.
Marketing & Kommunikation: Erste Konzepte und Entwürfe stammen weiterhin aus unserem Team. KI hilft, diese sprachlich zu verfeinern und je nach Kanal (LinkedIn, Website, Newsletter) flüssig und zielgruppengerecht auszuspielen.

Prompt-Beispiele:

Workshop-Nachbereitung: „Du bist Organisationsentwickler in einem Beratungsunternehmen. Strukturiere die folgenden Workshop-Ergebnisse in einem übersichtlichen Maßnahmenkatalog mit folgenden Kategorien: Handlungsfeld, Verantwortliche, Aufwand (hoch/mittel/gering), Umsetzungszeitraum (kurz-/mittel-/langfristig). Gib Empfehlungen zur Priorisierung für das nächste Teammeeting.“
Power Automate: „Generiere eine JSON-Formatierung für eine SharePoint-Liste, bei der die Statusspalte automatisch farblich markiert wird: grün bei ‚Abgeschlossen‘, gelb bei ‚In Bearbeitung‘, rot bei ‚Überfällig‘. Gib den vollständigen JSON-Code aus und erläutere die wichtigsten Logikabschnitte in einem Satz.“
Kommunikation: „Du bist Content-Redakteur in einem Unternehmen für digitale Transformation. Ziel: Verwandle den untenstehenden Blogartikel in drei Social-Media-Beiträge. Version 1: informativ für LinkedIn. Version 2: inspirierend für Instagram mit passendem Hook. Version 3: dialogorientiert mit einer Abschlussfrage für X (ehem. Twitter). Gib jedem Beitrag eine passende Länge, Hashtags und ggf. Emoji-Unterstützung.“

Fazit:

KI als Sparringspartner – bewusst, menschlich, wirksam

Künstliche Intelligenz ist kein Selbstzweck. Sie ist ein kraftvoller Hebel für moderne, effiziente Zusammenarbeit, wenn sie gezielt, strategisch und verantwortungsvoll genutzt wird. Als Sparringspartner kann sie helfen, Zeit zu sparen, Inhalte schneller zu strukturieren oder Ideen auf den Punkt zu bringen. Doch sie ersetzt nicht die menschliche Perspektive, sie ergänzt sie.

Gerade jetzt, wo man auf vielen Kanälen KI-generierte Texte und Bilder erkennt, zeigt sich: Technik ist kein Ersatz für Sorgfalt. Inhalte wirken austauschbar, wenn sie nicht nachbearbeitet werden und das ist schade. Denn auch wenn KI viel Arbeit abnimmt, lohnt es sich, am Ende nochmal selbst Hand anzulegen. Um sicherzustellen, dass ein Text nicht nur korrekt, sondern auch menschlich klingt, persönlich, relevant, mit Ecken und Kanten.

Wir bei 3kubik zeigen unseren Kund*innen auf, wo KI sinnvoll eingesetzt werden kann, um effizienter zu arbeiten und Freiräume für das Wesentliche zu schaffen, sei es im Marketing, in der Workshop-Nachbereitung oder bei der technischen Unterstützung. Nicht automatisiert, sondern durchdacht. Nicht als Ersatz, sondern als Werkzeug mit Potenzial.

Neugierig geworden? 😉
Wenn du wissen willst, wie KI auch eure Arbeitsprozesse sinnvoll unterstützen kann, melde dich bei uns. Wir zeigen dir, wie du KI richtig einsetzt: strukturiert, sicher und mit echtem Mehrwert.

Bei der Erstellung dieses Beitrags wurde eine Künstliche Intelligenz zur Unterstützung eingesetzt. Der Inhalt wurde redaktionell geprüft, überarbeitet und an unsere Qualitätsstandards angepasst.

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Wissensmanagement Tage 2024

Jessieca Yeboah — Tue, 03 Dec 2024 10:11:06 +0000

Erlebnisbericht:

Unsere Eindrücke von den Wissensmanagementtagen 2024

Vom 19. bis 20. November 2024 waren wir bei den Wissensmanagementtagen in Stuttgart. Mit einem neuen Veranstaltungsort und spannenden Diskussionen, war es eine großartige Gelegenheit, uns mit Fachleuten aus der Branche auszutauschen – auch wenn die Veranstaltung uns manchmal zum Nachdenken brachte.

Ein neues Zuhause

für die Wissensmanagementtage

Der Kongress fand in einer modernen, einladenden Location (dem GATE22 – Hybrid Studio) statt, die frischen Wind in die Veranstaltung brachte. Es war für uns bereits die vierte Teilnahme, auch wenn durch die Corona-Pause eine Ausgabe ausfiel. Dennoch fühlte es sich wie ein Heimspiel an, da wir uns mittlerweile als Teil der Community fühlen und uns immer wieder über viele bekannte Gesichter freuen.

KI überall – aber wie viel bringt das wirklich?

Das zentrale Thema war in diesem Jahr „Wissen meets KI“. In nahezu jedem Vortrag wurde das Thema angesprochen – manchmal so sehr, dass es fast überwältigend wirkte. Obwohl wir die Potenziale von KI schätzen, stellte sich für uns die Frage: Machen uns KI-Tools wirklich zu besseren WissensmanagerInnen oder sollten wir nicht den Fokus darauf legen, endlich wirklich die menschliche Intelligenz auszuschöpfen?
Eine kleine Anekdote lockerte die Stimmung: Die Moderation appellierte augenzwinkernd, KI – oder liebevoll „Kai“ genannt – nicht zu mobben. Das zeigt unser ambivalentes Verhältnis zur künstlichen Intelligenz: Wir vermenschlichen sie, anstatt uns auf den Austausch mit tatsächlicher menschlicher Intelligenz um uns herum zu konzentrieren und die KI als ein Werkzeug zu nutzen, das sinnvoll in den Arbeitsalltag eingebunden werden kann, wenn wir es richtig trainieren und einsetzen. Trotz beeindruckender technischer Möglichkeiten: Der Mensch und seine Fähigkeit, Wissen zu teilen, durch Interaktion, Erleben und Erfahren anzureichern ist nicht zu ersetzen.

Unser Beitrag:

Interaktive Wände für „Aha!“-Momente

Als Sponsoren brachten wir ein eigenes Format mit:

Interaktive Themenplakate, die Teilnehmende anregen sollten, ihre

Aha-Momente aus den Sessions festzuhalten und zu teilen.

Dazu stellten wir vier zentrale Kategorien auf:
1. Menschlich/Kulturell
2. Organisatorisch
3. Technisch
4. Strategisch

Mit Post-its und Stiften ausgestattet, hatten wir alles vorbereitet – sogar die Moderation pries unser Format mehrfach an. Dennoch war es überraschend, wie schwer sich Viele taten, ihre Gedanken festzuhalten.

Warum das Teilen von Wissen so schwierig ist

Unsere Wahrnehmung: Auch WissensmanagerInnen – die ExpertInnen für das Teilen von Wissen – haben Berührungsängste. Oft lag die Herausforderung darin, dass viele ihre eigenen Erkenntnisse für zu banal hielten oder unsicher waren, ob sie wirklich relevant sind. Ein Teilnehmer berichtete uns sogar, dass er Begriffe wie „Kultur des Teilens“ oder „Wissenstreppe“ gerade erst auf der Konferenz kennengelernt hatte – und dachte, solche „Basics“ seien nicht teilenswert.
Wir erkennen hier ein bekanntes Muster: Was für die Einen selbstverständlich ist, kann für Andere eine völlig neue Perspektive eröffnen. Das zeigt, wie wichtig es ist, Räume und Strukturen zu schaffen, die diese Unsicherheiten abbauen.

Unsere Erkenntnisse

Die Wissensmanagementtage boten uns nicht nur die Gelegenheit, Neues zu lernen, sondern auch unsere eigenen Ansätze zu reflektieren. Besonders bestätigt wurden wir in der Annahme: „Kultur folgt der Struktur“. Wer sich damit tiefer auseinandersetzen möchte, sollte mal einen Blick in Larman‘s Gesetze werfen. Hier gibt es dazu mehr.
Wenn wir wollen, dass Menschen anfangen, ihr Wissen zu teilen, müssen wir Strukturen schaffen, die dies fördern. Unsere interaktiven Wände waren ein kleiner Schritt in diese Richtung. Wir sorgten für die nötigen Ressourcen (Post-its, Stifte), erklärten den Sinn des Formats und machten die Wände sichtbar. Doch wie auch im Unternehmensalltag braucht es Zeit und Übung, um das Teilen von Wissen zur Routine zu machen.

Fazit: Ein spannender Blick in die Zukunft

Unser Erlebnis bei den Wissensmanagementtagen 2024 zeigt uns, dass Menschen trotz aller technologischen Fortschritte im Zentrum des Wissensmanagements steht. KI kann unterstützen, aber das Fundament bleibt eine starke, gelebte Wissenskultur. Ohne die, hat auch KI nichts zum Interpretieren.
Als Sponsoren sind wir stolz, mit unserem Format einen kleinen Beitrag zu leisten – und nehmen viele Impulse mit, um unsere eigene Arbeit und die unserer KundInnen noch besser zu machen. Wir freuen uns schon auf das nächste Jahr!
Die Ausarbeitung der Aha-Momente folgt nächste Woche.

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Unser unvergessliches Erlebnis bei der Copetri COCON 2024

Jessieca Yeboah — Mon, 03 Jun 2024 09:14:09 +0000

Unser unvergessliches Erlebnis bei der Copetri COCON 2024

Copetri

COCON 2024

Die Copetri Cocon 2024 war ein Traum! Vom ersten Moment an, als wir auf der Messe ankamen, war die Energie einfach ansteckend. Besonders stolz und dankbar sind wir darüber, dass wir zusammen mit unserem Kunden AB Enzymes einen tollen Solution Spotlight Vortrag zu unserem gemeinsamen Projekt SharePa, und anschließend noch einen großartigen Workshop machen durften!

Unser Solution Spotlight Vortrag: SharePa

Ein Highlight war definitiv der Solution Spotlight Vortrag. In diesem Vortrag haben wir gemeinsam mit AB Enzymes unser gemeinsames Projekt SharePa vorgestellt. Es war toll, wie interessiert und engagiert das Publikum war. Wir konnten nicht nur die Vorteile und Erfolge unseres Projekts präsentieren, sondern auch wertvolle Einblicke und Erfahrungen mit den Teilnehmern teilen. Der Enthusiasmus und die positiven Rückmeldungen haben uns gezeigt, dass wir auf dem richtigen Weg sind.

Erfolgsfaktoren für Projekte: Unser Workshop

Ein weiterer Höhepunkt war unser gemeinsamer Workshop, in dem wir die wichtigsten Voraussetzungen für ein erfolgreiches Projekt diskutiert haben. Es war spannend zu sehen, wie die Teilnehmer und späteren Mitautoren des Leitfadens gemeinsam die wichtigsten Punkte gesammelt haben, wie man Veränderungs-Projekte effektiv plant und umsetzt. Gemeinsam haben wir über die Bedeutung klarer Zielsetzungen, guter Kommunikation und starker Teamarbeit gesprochen. Die Interaktion mit den Teilnehmern war einfach großartig, und wir haben viel voneinander gelernt. Den Leitfaden könnt Ihr Euch hier herunterladen! Download

Spaß und neue Eindrücke

Aber die Copetri COCON 2024 war nicht nur „Arbeit“. Wir hatten unglaublich viel Spaß! Die Atmosphäre auf der Messe war inspirierend, und die neuen Eindrücke und Ideen, die wir mitgenommen haben, sind unbezahlbar. Besonders spannend waren die Besuche an unserem legendären Messestand. Es war fantastisch, so viele neugierige und interessierte Besucher begrüßen zu dürfen und ihnen unseren „way of work“ näher zu bringen.

Dankbarkeit an unsere Kollegen und Teilnehmer

Ein besonderes Dankeschön geht an unsere Kollegen von AB Enzymes. Ohne ihre Unterstützung und Zusammenarbeit wäre unser Erfolg nicht möglich gewesen. Wir möchten auch allen Teilnehmern unseres Solution Spotlights und Workshops danken. Eure Fragen, euer Feedback und eure Begeisterung haben uns inspiriert und motiviert.

Wir sind dankbar für die tollen Erfahrungen und die Möglichkeit, unser Wissen und unsere Projekte auf der Copetri Cocon 2024 zu teilen. Es war eine unglaubliche Reise, und wir freuen uns schon jetzt auf die nächste Gelegenheit, wieder dabei zu sein.

Bleibt gespannt und bis zum nächsten Mal!
Wenn Ihr mehr Informationen oder Unterlagen unseres Solution Spotlights oder des Workshops haben wollt, meldet euch gerne!

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Warum sind die Menschen das Wichtigste in der Digitalisierung?

Jessieca Yeboah — Tue, 30 May 2023 12:06:40 +0000

Warum sind die Menschen das Wichtigste in der Digitalisierung?

Ohne NutzerIn, kein Sinn

Das ist genau wie bei MusikerInnen. Sie haben es bestimmt schon oft gehört, wie MusikerInnen ihren Fans danken: „Ihr seid das Wichtigste für uns, ohne euch wären wir nichts.“ Ich habe mich in jungen Jahren öfter gefragt, wieso sie das wohl sagen. Irgendwann bin ich drauf gekommen: Wenn es keiner hört, bringt es nichts.
Es bringt nichts denn: Es lässt sich kein Geld damit verdienen, es gibt keine Anerkennung und Dankbarkeit, es gibt keine natürliche Weiterentwicklung anhand der Zuhörerstimmen. Kurzum: Es wird keine Nachhaltigkeit erreicht. Und es macht keinen Spaß.

So ist das auch bei der Digitalisierung. Wenn es niemand anwendet, nützt es nichts.

Das beste Tool, die beste Arbeitsweise, der schönste Monitor – sind alle nichts wert, wenn sie niemand benutzt.
Es gibt bereits Technologien, von denen wir nicht einmal in unseren kühnsten Träumen träumen. Das tun wir nicht, weil wir uns nicht vorstellen können, dass es so etwas geben könnte und wir uns daher keinen konkreten Nutzen vorstellen können. Trotzdem könnten diese Technologien die Welt bewegen. Wenn sie nur benutzt werden würden.

Was bedeutet das für die Digitalisierung in Organisationen?

Der Nutzen für den Menschen steht stets im Fokus. Ist dieser nicht vorhanden oder wird nicht ausreichend kommuniziert, können wir eine Umsetzung nur erzwingen und selbst das nur langsam und zäh (je nach Sanktionen natürlich auch etwas schneller).
Die erste Frage sollte also stets sein: Was brauchen wir? Was nützt uns?
Die zweite Frage ist erst: Wie setzen wir das um? Welche Technologien helfen uns?
Und die dritte und wichtigste Frage: Wie kommunizieren wir den Nutzen der Veränderung so, dass die MitarbeiterInnen ihn verstehen? Die Betonung liegt hier, wie Sie bestimmt schon erraten haben, auf VERSTEHEN.

Und Achtung, hier liegt eine Falle: Für Sie ist der Nutzen offensichtlich? Das Tool macht doch alles besser?

Andere können das nicht sehen, glauben Sie mir. Sie können es auch immer noch nicht sehen, wenn Sie es ihnen einmal präsentiert haben. Nein. Sie sehen es nicht. Und das liegt nicht daran, dass sie es nicht wollen, sie KÖNNEN es nicht sehen. Denken Sie stets daran: Wir alle haben unsere eigene Realität. Jeder hat seinen Arbeitsalltag und dieser kann so verschieden von KollegIn zu KollegIn sein, wie Tomaten und Petersilie. Beides passt gut zusammen und das Ergebnis ist super (für Tomatenliebhaber zumindest), aber beide haben sehr verschiedene Vorlieben, damit sie gut gedeihen. Beide Realitäten sind sehr unterschiedlich.

Was also tun?

Legen Sie einen sehr großen Wert auf die Kommunikation des Nutzens von dem, was Sie ändern oder neu einführen oder anpassen wollen. Legen Sie so einen großen Wert auf diese Kommunikation, dass es Ihnen viel zu viel vorkommt. Dann haben Sie die Chance, dass der Nutzen auch tatsächlich gesehen wird.
Gestalten Sie diese Kommunikation unbedingt nutzerInnenzentriert. NutzerIn im Sinne von Mehrzahl. Fragen Sie sich, welche Typen von NutzerInnen sie haben, erstellen Sie Personas: Tomatenpersona, Petersilienpersona und so weiter. Eruieren Sie die Realitäten der verschiedenen Personas. Was treibt sie an? Was brauchen sie? Wo sind ihre Probleme? Was sind ihre Wünsche? Und nicht zu vernachlässigen: Was ist ihnen egal? Wie oft wurde schon ein großartiger Nutzen umfassend, bunt und wunderschön kommuniziert, jedoch leider an Personen, denen das völlig egal war, weil es in ihrem Alltag einfach keine Rolle gespielt hat? Ich sage Ihnen: Zu oft, leider.

Jeder ist anders und diese Vielfalt macht uns kreativ, effizient und großartig. Bedienen Sie diese Vielfalt auch in der Kommunikation zur Digitalisierung. So wird der Nutzen gesehen. Versprochen.

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Aufgabenmanagement mit KanBan

Jessieca Yeboah — Tue, 21 Mar 2023 13:56:54 +0000

Aufgabenmanagement mit KanBan

Arbeiten mit einer zentralen Aufgabenverwaltung – KanBo

Aufgabenverwaltung, für den einen pure Freude, für den anderen eine pure Herausforderung. Wer in einem Chaos aus unterschiedlich großen und farbigen Notizzetteln versinkt, sollte sich eventuell nach anderen Werkzeugen umschauen. Wie immer, haben auch Alternativen ihre Vor- und Nachteile, daher sollte man sich gut damit auseinandersetzen, was man wirklich von einem solchen Tool erwartet.

Mein Status quo

Gestartet in mein Arbeitsleben bin ich klassisch, wie wahrscheinlich die meisten, mit handgeschriebenen To Do Listen, die überall auf meinem Schreibtisch umhergeflogen sind. Nach einiger Zeit und dem kontinuierlichen Wechsel von Homeoffice zu Office und umgekehrt, wobei auch der ein oder andere Fresszettel gerne mal verloren ging, bin ich dann auf digitale Notizzettel umgestiegen. Nachdem ich hier jegliche Farbe für unterschiedliche Aufgabenbereiche, Zeitfenster und Tools verwendetet hatte, bin ich auch davon abgekommen. Ganz zu schweigen von Aufgaben, die ich mit meinen KollegInnen gemeinsam bearbeitete.

Kanban – KanBo – kann ich

Als ich bei 3kubik angefangen habe, hatte ich noch nie etwas von Kanban Werkzeugen oder gar der Methode gehört. Dann lernte ich KanBo kennen. KanBo, ein digitales Werkzeug zur effektiven Aufgabenverwaltung nach der Kanban Methode. Hier hat man die Möglichkeit, unbegrenzt viele Boards für Kunden, Aufgabenfelder oder andere Bereiche des Arbeitslebens anzulegen und zu verwalten. Auf den sogenannten Boards wird via Kanban Methodik das Aufgabenset individuell verwaltet. Boards können nicht nur intern verwendet werden, sondern auch mit externen Usern geteilt werden. Dank Zugriffsberechtigungen auf Userebene können auch vertrauliche Boards angelegt werden, zum Beispiel Personalthemen. Die Ansicht auf Boards kann angepasst werden in Gantt, Kalender, Analyse, …. So hat man jederzeit den perfekten Überblick über zu erledigende Aufgaben, Aufgaben on hold oder weiteren Buckets die man individuell erstellen und farblich codieren sowie mit Statusinfos versehen kann.

Aufgabenmanage-ment mit dem ganzen Team

Der größte Vorteil, den ein Board bietet, ist die Transparenz der Aufgaben. Durch die Karten auf den Boards, denen jegliche Zusatzinformationen mitgegeben werden können, von Notizen, Aufgabenlisten, Unterkarten, Dokumenten, Kommentaren mit namentlicher Erwähnung, … ist eine effiziente und schnelle Zusammenarbeit gewährleistet. Ich muss nicht jedes Mal mit meinen KollegInnen sprechen, um einen gewissen Status im Projekt abzufragen. Checklisten, Termine, notwendige Dokumente – alles auf einer Karte und eine Echtzeitbearbeitung ermöglichen einen virtuellen Austausch.

Übersicht im Notfall

Eine aktive Arbeit mit KanBo ermöglicht so auch KollegenInnen im Krankheitsfall oder Urlaub einen guten Überblick über Aufgaben und Projekte zu erhalten, ohne dass jemand aus Urlaub oder Krankheit zugeschalten werden muss. Ein Blick ins entsprechende Board genügt, um einen Überblick des aktuellen Status zu erhalten.

Kundenkarte mal anders

Auch das lästige E-Mail PingPong mit Kunden kann nun endlich in der Vergangenheit bleiben. Die Kunden können ebenfalls auf die entsprechenden Boards zugreifen und haben so jederzeit Zugriff auf den aktuellen Stand der Projekte. Mehr noch, sie können hier aktiv mitwirken.

MyBoard

Last but not least ein wichtiger Vorteil für den einzelnen User, man muss natürlich nicht jedes Board durchforsten, um zu sehen, was man denn jetzt wirklich zu tun hat. Mit dem sogenannten „My Board“ hat man einen personalisierten Überblick über die Aufgaben, welche einem zugewiesen sind. Auch dieses Board kann man individualisieren und hat so die Möglichkeit sich selbst ohne Papierkram sauber zu organisieren.

Happy End

Einen Arbeitsalltag ohne KanBo kann ich mir gar nicht mehr vorstellen, so viel ist klar. Die Mehrwerte für das aufgabenbezogene Arbeiten sind unschlagbar – gerade dann, wenn man wie wir bei 3kubik nur remote arbeitet.

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