Tool-Chaos im Büro: Wenn „zu viele Systeme“ die echte Produktivität killen
„Wo liegt das nochmal? Na auf dem Laufwerk! Nee, im DMS… Nee, im Teams…“
Kommt dir bekannt vor? So oder so ähnlich laufen tagtäglich Dialoge in modernen Büros ab – und in hybriden Teams wird es nicht besser. Wo gestern noch eine Mail hin sollte, steht heute “die Info ist im Kanal”. Aber welcher Kanal? Teams? Slack? Projektboard?
Das Problem ist nicht, dass es zu wenige digitale Werkzeuge gibt – sondern dass es zu viele gibt. Und noch viel gravierender:
👉 Es fehlt ein gemeinsames Agreement, welches Tool für was genutzt wird.
Warum „mehr Tools“ nicht = mehr Produktivität ist
Studien und aktuelle Analysen zeigen: Die digitale Tool-Flut bremst uns aus – nicht selten deutlich.
📌 Switch-Kosten und Fragmentierung:
Laut einer Analyse des Work Innovation Lab verlieren Mitarbeitende im Durchschnitt 57 Minuten pro Tag allein durch Tool-Wechsel. Zusätzlich verbringen sie etwa 30 Minuten damit, zu entscheiden, welches Tool sie jetzt nutzen sollen. Das summiert sich auf über 1,5 Stunden täglich, die nicht produktiv genutzt werden – nur weil Systeme nicht klar definiert oder zu vielen überlassen werden. Asana
📌 Digitaler Stress der Mitarbeitenden:
Studien belegen, dass über 60 % der Mitarbeitenden sich durch die Vielzahl an digitalen Werkzeugen erschöpft fühlen – ein Phänomen, das gern als Digital Tool Fatigue bezeichnet wird. Forbes
📌 Tool-Überhang ist real:
Mehr als 50 % der Organisationen geben an, zu viele Tools zu nutzen, und Teams mit mehr als sechs Tools berichten deutlich häufiger, dass ihre Arbeitsweise komplex und ineffizient geworden ist. Buddy Punch
Die Konsequenz: Wir verlieren Zeit durch Suchen und Umschalten, statt sie in echte Arbeit zu investieren. Information ist verteilt, unser Fokus fragmentiert – und die Produktivität leidet sichtbar darunter.
„Aber Tools an sich helfen doch…?“ – Ja, aber…
Natürlich: Digitale Werkzeuge können Kollaboration, Wissensaustausch und Aufgabenmanagement enorm erleichtern. Viele Organisationen berichten, dass Tools Kommunikationswege entzerren und Projektlaufzeiten verkürzen. WifiTalents
Doch der Kern des Problems ist nicht die Existenz dieser Tools – sondern ihr ungenutztes Potenzial und das Chaos, das durch fehlende Regeln entsteht.
Wo liegt das Problem wirklich?
👉 Unklare Nutzung:
Teams nutzen Mail, Chat, Projektboards, Cloud-Speicher, DMS, Teams, Slack, Videokonferenzen, ChatGPT – und keiner weiß so recht, WOFÜR genau welches Tool gedacht ist.
👉 Trend „noch ein Tool mehr“:
Anstatt Bestehendes zu restrukturieren oder zu ersetzen, wird bei jedem neuen Bedarf einfach ein weiteres System eingeführt. Ob dafür auch etwas abgeschaltet wird? Kaum.
👉 Fehlende Governance:
Es gibt keine Leitplanken, keine Rollen, keine Verantwortlichkeiten – und damit auch keine Diskussionen darüber, was sinnvoll ist und was nicht.
Tool-Guidance als Lösung: Was bedeutet das?
Anstatt wild drauf los zu installieren, braucht es:
➡ klare, sichtbare Regeln, wer was nutzt
➡ Verantwortlichkeiten, wer über Tool-Änderungen entscheidet
➡ Einfachheit statt Überfluss
Wir nennen das Tool-Guidance: Eine klare Definition, welches Werkzeug für welchen Zweck im Unternehmen genutzt wird.
Das klingt simpel – ist es aber nicht. Denn Einigung bedeutet Kompromisse: Lieblingswerkzeuge, Gewohnheiten, vermeintliche Paradigmen müssen hinterfragt werden.
Aber der Nutzen ist eindeutig:
✅ Einheitliche Informationskanäle
✅ Weniger Suchzeiten
✅ Schnellere Aufgabenerledigung
✅ Abrufbares Wissen
✅ Besseres Onboarding
✅ Effizientere Zusammenarbeit über Team- und Abteilungsgrenzen hinweg
Wie kommt man dahin?
Hier hilft ein strukturierter Prozess:
📌 1. Analyse des Status Quo
Welche Tools werden genutzt? Wofür? Mit welchem Nutzen?
📌 2. Definition von Use-Cases & Regeln
Z. B.:
• „Intern keine Mails mehr zur Aufgabenverteilung – das passiert ausschließlich im Aufgabenboard.“
• „Nur private Nachrichten via Chat, alles andere öffentlich im Kanal.“
📌 3. Entscheidung und Kommunikation
Diese Regeln werden transparent gemacht und aktiv kommuniziert.
📌 4. Konsequente Anwendung & Review
Regeln leben von der Anwendung – und müssen regelmäßig überprüft werden.
Ein Beispiel aus der Praxis
Ein simples, aber wirkungsvolles Agreement könnte sein:
👉 E-Mail: Externes, asynchrones Kommunizieren
👉 Teams/Channels: Zentrale interne Kommunikation
👉 Aufgabenkarte: Status & Verantwortlichkeiten
👉 KEINE parallelen Tools für den selben Purpose
Dieses Regelwerk schafft Klarheit, erzeugt Verantwortlichkeit und lässt Diskussionen weg vom Tool – hin zur Sache.
Fazit
Das tägliche Tool-Chaos kostet uns Zeit, Energie und Fokus. Studien zeigen, dass Mitarbeiter durch zu viele Werkzeuge nicht produktiver, sondern überfordert werden. Doch mit klarer Tool-Guidance lässt sich dieser Overhead nachhaltig reduzieren – und echte Produktivität freisetzen.
👉 Weniger Tools + klare Regeln = mehr Effizienz.
Und das ist nicht nur nice-to-have – es ist eine echte Grundlage für gute Zusammenarbeit im digitalen und hybriden Zeitalter.