Microsoft Teams bei 3kubik
Microsoft Teams bei 3kubik – Strukturierte Kommunikation statt Chaos
In der modernen Arbeitswelt sind effiziente Kommunikations- und Kollaborationslösungen unverzichtbar. Während viele Unternehmen erst mit der Pandemie gezwungen wurden, ihre Kommunikationsstrukturen zu überdenken, setzen wir bei 3kubik bereits seit unserer Gründung auf klare Regeln und digitale Tools, um eine strukturierte und respektvolle Zusammenarbeit zu gewährleisten. New Work, hybride Arbeitsmodelle, digitale Kollaboration und Microsoft Teams sind für uns nicht nur Trends, sondern essenzielle Bausteine für eine effiziente Arbeitsweise. Interne E-Mails haben wir von Anfang an komplett abgeschafft, stattdessen läuft unsere gesamte Kommunikation über Microsoft Teams.
Kommunikation mit
System:
Klare Trennung von
Austausch und Aufgaben
Unsere Kommunikationsstrategie folgt einem klaren Prinzip:
- Chats für spontane Interaktionen: Persönliche und Gruppenchats nutzen wir für informelle Gespräche und schnelle Abstimmungen. Unser Gelaber-Chat dient dem lockeren Austausch oder der Begrüßung am Morgen. Geburtstagsgeschenke und ähnliche organisatorische Themen werden jedoch in separaten Chats abgestimmt, ohne das Geburtstagskind 😉
- Teams-Kanäle für offizielle Informationen: Alles, was langfristig wichtig ist, wie neue Aufträge, Events oder unternehmensweite Ankündigungen, wird in den passenden Teams-Kanälen dokumentiert. So bleiben Informationen nachvollziehbar, durchsuchbar und für alle zugänglich.
- KanBo als Aufgabenmanagement-Tool: Keine Aufgaben in Teams! Jede Aufgabe gehört in KanBo, unser Kollaborations- und Aufgabenmanagement-Tool. Diese Trennung sorgt für eine nachhaltige Struktur, klare Zuständigkeiten und vermeidet Missverständnisse. Hierhin gehört auch sämtliche Aufgaben-basierte Kommunikation.
- Kommunikation mit Externen über Teams: Auch mit Kunden und Partnern kommunizieren wir ausschließlich über Microsoft Teams. Dadurch müssen wir unsere Arbeitsweise nicht anpassen – alle relevanten Gespräche, Informationen und Dokumente befinden sich an einem zentralen Ort, wodurch Prozesse nahtlos und effizient ablaufen.
Warum uns diese
Struktur so wichtig ist
Effektive Zusammenarbeit erfordert klare Spielregeln. Durch die Trennung von Kommunikation und Aufgabenmanagement schaffen wir Struktur, Effizienz und Transparenz.
KI-gestützte Funktionen in Microsoft Teams, wie automatisierte Zusammenfassungen und fortschrittliche Suchfunktionen, helfen zusätzlich, den Überblick zu behalten. Niemand verliert Zeit damit, in alten Chats nach Aufgaben oder den Ergebnissen von Absprachen zu suchen.
Teams-Status:
Respekt vor Fokuszeit und Arbeitsrhythmen
Unterbrechungen kosten Produktivität. Studien zeigen, dass eine einzelne Ablenkung bis zu 23 Minuten kostet, um wieder vollständig in eine Aufgabe einzutauchen. Deshalb haben wir bei 3kubik eine klare Regel: Niemand ruft ohne vorherige Absprache einfach an.
Der Teams-Status ist für uns essenziell:
- Wer fokussiert arbeitet, kann sich auf „Nicht stören“ setzen und wird nicht unterbrochen.
- Anrufe während Meetings oder Präsentationen sind (mit entsprechendem Setting) technisch nicht möglich, was ein klarer Vorteil von Microsoft Teams ist.
- Wer eine Kollegin oder einen Kollegen erreichen möchte, schreibt vorher eine Nachricht mit der Frage, ob und wann ein kurzer Austausch möglich ist, oder stellt direkt einen Termin ein.
Gemeinsame Zeit ist uns wichtig
Obwohl wir remote arbeiten, legen wir großen Wert auf persönliche Interaktion. Freitag ist unser interner Tag, an dem wir uns digital mit Kamera und Mikrofon treffen:
- Projekt-Jour-fixe: Abstimmung zu laufenden Projekten, basierend auf Microsoft Loop für eine strukturierte Agenda.
- Personal-Jour-fixe: Austausch über persönliche und technische Highlights, Erfolge, Herausforderungen und interessante Use Cases.
- Check-In-Deck: Wir beginnen unsere Meetings mit unserem Check-In-Deck, das wir selbst konzipiert haben. Über Wetterkarten drücken wir unsere Stimmung aus. Wer mag, kann dies weiter erläutern, es ist jedoch kein Muss. Diese Methode hilft uns, die Emotionen der anderen besser einzuschätzen und Missverständnisse zu vermeiden.
Zusätzlich sehen wir uns mindestens einmal im Quartal persönlich. Während unserer Business Development Tage ziehen wir uns für zwei Tage zurück, hinterfragen unsere Unternehmensstrukturen und suchen nach Entwicklungsmöglichkeiten. Dabei planen wir auch Teambuilding–Aktivitäten wie Paintball, Go-Kart, gemeinsame Firmenurlaube nach Mallorca oder Workations nach Finnland.
Klare Strukturen für eine
moderne Arbeitswelt
Die Art, wie Unternehmen kommunizieren, beeinflusst direkt ihre Effizienz, Attraktivität als Arbeitgeber und langfristigen Erfolg. Während frühere Generationen sich auf physische Nähe, Telefonate und E-Mails verließen, setzen moderne hybride und agile Arbeitsmodelle verstärkt auf digitale und KI-gestützte Kommunikationstools wie Microsoft Teams.
Unsere Erfahrung zeigt, dass ohne klare Strukturen Missverständnisse, Informationsverluste und unnötige Ablenkungen entstehen.
- Schnelle, gezielte Kommunikation ohne Informationschaos.
- Durchsuchbare Dokumentation in Kanälen anstelle endloser E-Mail-Verläufe.
- Kombination aus digitalem und persönlichem Austausch für eine produktive Arbeitsumgebung.
Unternehmen, die diesen Wandel nicht mitgehen, verlieren langfristig an Effizienz und Attraktivität.
Fazit: Struktur schafft Effizienz, Respekt und Erfolg
Unsere Entscheidung, Microsoft Teams als zentrale Kommunikationsplattform zu nutzen, basiert nicht auf Trends, sondern auf Effizienz, Transparenz und gegenseitigem Respekt. KI-gestützte Produktivitätsfunktionen, erweiterte virtuelle Arbeitsplätze und automatisierte Workflows machen Teams für uns zur idealen Plattform für modernes, agiles und hybrides Arbeiten.
✅ Effizient: Alle Informationen bleiben zentral auffindbar und gehen nicht verloren
✅ Respektvoll: Niemand wird aus der Konzentration gerissen
✅ Flexibel: Egal ob Homeoffice oder Büro, unsere Strukturen bleiben gleich
Unsere Werte – Nachhaltigkeit, Respekt, Freude und gemeinsamer Erfolg – spiegeln sich in unserer Art zu arbeiten wider. Mit klar definierter Kommunikationsstruktur und der darauf basierenden Tool-Auswahl haben wir eine Arbeitswelt geschaffen, die unsere Unternehmenskultur stärkt und unsere Wirtschaftlichkeit langfristig sichert.