Worauf Unternehmen achten sollten, bevor sie KI in ihre Arbeitsprozesse integrieren
Künstliche Intelligenz (KI) ist überall: In Meetings, auf LinkedIn, im Marketing, in Office-Anwendungen und besonders in der Vorstellungskraft vieler Unternehmen, die effizienter, smarter und zukunftsfähiger arbeiten wollen. Doch zwischen Hype und echtem Mehrwert liegt ein schmaler Grat.
Als Beratungsunternehmen für moderne Arbeitsweisen erleben wir bei 3kubik täglich, wie groß das Potenzial von KI ist und wie leicht man sich in Spielereien verlieren oder wichtige Voraussetzungen übersehen kann.
Darum möchten wir unsere Perspektive teilen: Was braucht es, um KI wirklich sinnvoll und nachhaltig im Unternehmen zu nutzen?
Zielgerichtet statt blind: Was will ich mit KI eigentlich erreichen?
KI ist kein Selbstzweck. Nur weil es viele machen, heißt das nicht, dass dein Unternehmen es auch tun sollte. Stattdessen lohnt sich die Frage:
• Welches konkrete Ziel verfolge ich mit KI? Will ich beispielsweise:
o Zeit sparen bei wiederkehrenden Aufgaben?
o mein Marketing auch mit knappen Ressourcen skalieren?
o Wissensmanagement automatisieren oder Prozesse vereinfachen?
Bei 3kubik nutzen wir KI gezielt für die strukturierte Ausarbeitung von Workshop-Ergebnissen, zum Beispiel zur Erstellung von Leitlinien, Maßnahmenübersichten oder Kampagnen. Dabei achten wir konsequent darauf, keine personenbezogenen oder unternehmenssensiblen Daten zu verwenden, sondern arbeiten ausschließlich mit abstrahierten, anonymisierten oder generischen Inhalten. Auch im technischen Bereich, etwa bei JSON-Formatierungen in Power Automate oder M-Formeln in Power BI, greifen wir auf KI zurück, basierend auf neutralen Beispieldaten. Unser KI-Einsatz ist damit konform mit den Vorgaben des EU AI Act und unterstützt unsere Arbeit dort, wo es sinnvoll ist, sicher, effizient und verantwortungsvoll.
Beispiel aus der Praxis:
✔ Ziel: Zeit sparen bei der Workshop-Dokumentation
✉ Prompt: „Strukturiere diese Workshop-Ergebnisse in einem Maßnahmenplan. Gliedere nach kurzfristig, mittelfristig und langfristig. Zielgruppe: Geschäftsführung.“
Verstehen, was KI kann und was nicht
KI ist kein Zauberstab. Sie liefert keine Wahrheiten, sondern Vorschläge auf Basis von Daten und Wahrscheinlichkeiten. Und sie funktioniert am besten, wenn sie in einem sinnvollen Rahmen eingesetzt wird.
Was KI (wie z. B. ChatGPT oder Microsoft Copilot) gut kann:
• Inhalte zusammenfassen, strukturieren, formulieren
• Ideen generieren & Texte optimieren
• Daten analysieren & visualisieren
• technische Hilfestellungen geben (z. B. M-Formeln, JSON-Code, Power Automate Logik)
• repetitive Aufgaben beschleunigen
Was KI nicht kann:
• Entscheidungen für euch treffen
• Unternehmensstrategie entwickeln
• ohne Kontext korrekte Aussagen treffen
• mit gesundem Menschenverstand improvisieren
• Zwischentöne und „Menschliches“ eines Workshops berücksichtigen
Unser Tipp: KI ist ein Tool, kein Ersatz für Menschen. Aber sie ist ein verdammt gutes Tool, wenn man weiß, wie man es einsetzt.
Beispielhafte Anwendung:
✔ Prompt: „Fasse diesen Artikel in drei Bulletpoints für einen LinkedIn-Post zusammen. Ton: professionell, aber locker.“
❌ Nicht geeignet: „Was ist die beste Strategie für mein Unternehmen?“ (zu offen, ohne Kontext)
Prompt-Power:
Warum Eingaben über das Ergebnis entscheiden
„Garbage in, garbage out“ gilt auch (und besonders) bei KI.
Ein guter Prompt (= die Eingabe oder Frage an die KI) ist oft entscheidend für ein brauchbares Ergebnis. Ein paar Faustregeln:
• Sei präzise: Was genau willst du?
• Gib Kontext: Wer ist die Zielgruppe? Was ist das Ziel?
• Denk in Rollen: „Verhalte dich wie ein Projektmanager, der eine Roadmap für ein Change-Projekt erstellt.“
• Teste verschiedene Varianten: Trial & Error gehört dazu
Was wir bei 3kubik machen:
Unsere ersten Ideen für Marketing-Inhalte, Konzepte oder Blogbeiträge entwickeln wir grundsätzlich selbst. Strukturiert, zielgerichtet und passend zur jeweiligen Botschaft. Im nächsten Schritt setzen wir KI gezielt ein, um Formulierungen zu verfeinern, Texte flüssiger zu machen oder an den Ton des jeweiligen Kanals anzupassen. So verbinden wir fachliche Substanz mit sprachlicher Qualität, effizient, aber immer mit menschlichen Feinschliff.
So könnte ein starker Prompt aussehen:
„Du bist Texter in einer Unternehmensberatung für Digitalisierung.
Ziel: Schreibe eine E-Mail-Einladung für ein Webinar zum Thema ‚KI in Power Automate‘.
Ton: kompetent, einladend.“
KI-Modelle im Vergleich:
Kostenlos vs. kostenpflichtig
| KI-Modell | Kostenlose Version | Kostenpflichtige Version | Wann sinnvoll? |
| ChatGPT (OpenAI) | GPT-3.5 kostenlos nutzbar; GPT-4o mit Einschränkungen verfügbar. | ChatGPT Plus: 23 €/Monat; Zugriff auf GPT-4o mit erweiterten Funktionen, schnelleren Antwortzeiten und Priorität bei neuen Features. Quelle | Ideal für Nutzer, die regelmäßig auf fortschrittlichere Modelle zugreifen möchten, z. B. für komplexe Textgenerierung, Datenanalyse oder Programmierunterstützung. |
| Microsoft Copilot | In Microsoft 365 integriert; Basisfunktionen kostenlos in bestimmten Anwendungen. | Copilot for Microsoft 365: 28,10 €/Monat pro Benutzer; erweiterte Funktionen in Word, Excel, Outlook und mehr. Quelle | Geeignet für Unternehmen, die bereits Microsoft 365 nutzen und KI-Funktionen nahtlos in ihre Arbeitsprozesse integrieren möchten, z. B. für Textvorschläge, Datenanalysen oder Automatisierungen. |
| Google Gemini | Gemini 2.0 Flash kostenlos verfügbar; Zugriff auf grundlegende Funktionen. | Gemini Advanced: Teil von Google One AI Premium für 21,99 €/Monat; erweiterte Funktionen und Integration in Google Workspace. Quelle | Optimal für Nutzer, die tiefere Integration in Google-Dienste wünschen, z. B. für erweiterte Textverarbeitung, Datenanalysen oder kreative Inhalte in Google Docs, Sheets und anderen Anwendungen. |
| Claude (Anthropic) | Claude 3.5 Sonnet kostenlos über Plattformen wie Poe.com nutzbar. | Claude Pro: 20 €/Monat; Zugriff auf leistungsstärkere Modelle wie Claude 3 Opus mit erweiterten Kontextfenstern. Quelle | Empfohlen für Nutzer, die umfangreiche Texte verarbeiten oder erstellen möchten, z. B. für juristische Dokumente, technische Berichte oder kreative Schreibprojekte. |
| Perplexity AI | Kostenlos nutzbar mit GPT-3.5 und begrenztem Zugriff auf erweiterte Funktionen. | Perplexity Pro: 20 €/Monat; Zugriff auf Modelle wie GPT-4o, Claude 3.5 Sonnet und erweiterte Recherchefunktionen. Quelle | Ideal für Nutzer, die KI-gestützte Recherche mit Quellenangaben und tiefergehenden Analysen benötigen, z. B. für wissenschaftliche Arbeiten oder Marktanalysen. |
| DeepL Write | Kostenlos nutzbar für grundlegende Textverbesserungen und Übersetzungen. | DeepL Pro: Ab 8,99 €/Monat; erweiterte Funktionen, unbegrenzte Textlängen und API-Zugriff. Quelle | Perfekt für professionelle Übersetzungen, umfangreiche Textkorrekturen oder die Integration in Unternehmensanwendungen. |
Datenschutz & Verantwortung: Was Unternehmen beachten sollten
Künstliche Intelligenz arbeitet mit Daten, darunter können durchaus auch sensible oder personenbezogene Informationen fallen. Deshalb ist es kein „Nice-to-have“, sondern eine verpflichtende Grundlage, sich mit Datenschutz und ethischer Nutzung auseinanderzusetzen.
Gerade im Unternehmenskontext stellt sich immer wieder die Frage:
- Wo landen die Daten, die ich in ein KI-Tool eingebe?
- Werden sie gespeichert oder für Trainingszwecke weiterverwendet?
- Ist das Tool DSGVO-konform oder drohen hier rechtliche Risiken?
Mit dem EU AI Act und der DSGVO ist klar geregelt, dass beim Einsatz von KI höchste Standards gelten. Auch der bloße Textinhalt eines Kundenfeedbacks oder einer E-Mail kann bereits als sensibel gelten, wenn Rückschlüsse auf eine Person möglich sind.
Unsere Empfehlung aus der Praxis:
Bei 3kubik geben wir keine sensiblen Kundendaten oder internen Inhalte in öffentlich zugängliche KI-Tools ein. Stattdessen:
- arbeiten wir mit abstrahierten oder anonymisierten Inhalten,
- nutzen geschlossene Systeme mit klarer Datenführung,
- oder entwickeln Prompt-Vorlagen, die komplett losgelöst von vertraulichem Kontext funktionieren.
Für Unternehmen empfehlen wir:
Setzt auf KI-Lösungen, die speziell für den professionellen Einsatz entwickelt wurden, z. B. Microsoft Copilot in Kombination mit Microsoft 365. Diese Systeme bieten hohe Sicherheitsstandards, klare Datenführung und bleiben innerhalb eurer IT-Umgebung.
Wer mit besonders sensiblen Daten arbeitet oder maximale Kontrolle benötigt, sollte zusätzlich Self-Hosting- oder Private-Cloud-Modelle prüfen. So bleibt die volle Kontrolle über Datenzugriffe, Speicherorte und Rechtevergabe beim Unternehmen und nicht beim KI-Anbieter.
Typischer Stolperstein:
❌ Prompt: „Analysiere die Umsätze unserer Top-Kunden aus dem letzten Quartal.“
✔ Stattdessen: „Analysiere anonymisierte Umsatzdaten einer Beispiel-Kundengruppe (Branche: IT-Dienstleistung, 10–50 MA) auf saisonale Muster.“
Praxis bei 3kubik:
Wo KI echten Mehrwert bringt
Bei 3kubik nutzen wir KI heute genau dort, wo sie uns konkret unterstützt, als intelligentes Werkzeug, nicht als Ersatz. Besonders bei der inhaltlichen Ausarbeitung von Workshops, bei technischen Konfigurationen sowie im Marketing hilft uns KI dabei, effizienter zu arbeiten und unsere Qualität noch gezielter auszuspielen.
Gerade in der Zeit vor KI haben wir für viele dieser Aufgaben einen enormen Aufwand betrieben, strukturiert, mit viel Liebe zum Detail, oft über das ursprünglich geplante Maß hinaus. Nicht selten haben wir mehr Zeit investiert, als eigentlich vorgesehen war, weil uns eine durchdachte, gute Lösung wichtiger war als die Stoppuhr.
Seitdem wir KI sinnvoll in unsere Prozesse integrieren, können wir viele dieser Aufgaben schneller vorbereiten und besser strukturieren. Das bedeutet: mehr Fokus auf das Wesentliche, weniger Zeit für das Drumherum.
Was man dabei aber nicht unterschätzen darf: Auch der Einsatz von KI braucht Vorbereitung. Ein gut formulierter Prompt, also die „Frage“ an die KI, entscheidet maßgeblich über die Qualität des Ergebnisses. Und auch danach sind meist noch Anpassungen nötig, sei es inhaltlich, stilistisch oder strukturell. Die kreative Denkarbeit bleibt bei uns, nur der Weg zum Ziel ist kürzer geworden.
Hier ein paar konkrete Anwendungsbeispiele aus unserem Alltag:
- Workshop-Nachbereitung: Mithilfe von KI strukturieren wir Ergebnisse und Ideen, z. B. in Form von Maßnahmenkatalogen oder Leitlinien, ausschließlich auf Basis nicht-personenbezogener und abstrahierter Inhalte.
- Technische Unterstützung: In Power Automate und Power BI setzen wir KI ein, um Formeln, JSON-Logiken oder Formatierungen effizient zu entwickeln, mit generischen Beispieldaten, nie mit realen Nutzerdaten.
- Marketing & Kommunikation: Erste Konzepte und Entwürfe stammen weiterhin aus unserem Team. KI hilft, diese sprachlich zu verfeinern und je nach Kanal (LinkedIn, Website, Newsletter) flüssig und zielgruppengerecht auszuspielen.
Prompt-Beispiele:
- Workshop-Nachbereitung: „Du bist Organisationsentwickler in einem Beratungsunternehmen. Strukturiere die folgenden Workshop-Ergebnisse in einem übersichtlichen Maßnahmenkatalog mit folgenden Kategorien: Handlungsfeld, Verantwortliche, Aufwand (hoch/mittel/gering), Umsetzungszeitraum (kurz-/mittel-/langfristig). Gib Empfehlungen zur Priorisierung für das nächste Teammeeting.“
- Power Automate: „Generiere eine JSON-Formatierung für eine SharePoint-Liste, bei der die Statusspalte automatisch farblich markiert wird: grün bei ‚Abgeschlossen‘, gelb bei ‚In Bearbeitung‘, rot bei ‚Überfällig‘. Gib den vollständigen JSON-Code aus und erläutere die wichtigsten Logikabschnitte in einem Satz.“
- Kommunikation: „Du bist Content-Redakteur in einem Unternehmen für digitale Transformation. Ziel: Verwandle den untenstehenden Blogartikel in drei Social-Media-Beiträge. Version 1: informativ für LinkedIn. Version 2: inspirierend für Instagram mit passendem Hook. Version 3: dialogorientiert mit einer Abschlussfrage für X (ehem. Twitter). Gib jedem Beitrag eine passende Länge, Hashtags und ggf. Emoji-Unterstützung.“
Fazit:
KI als Sparringspartner – bewusst, menschlich, wirksam
Künstliche Intelligenz ist kein Selbstzweck. Sie ist ein kraftvoller Hebel für moderne, effiziente Zusammenarbeit, wenn sie gezielt, strategisch und verantwortungsvoll genutzt wird. Als Sparringspartner kann sie helfen, Zeit zu sparen, Inhalte schneller zu strukturieren oder Ideen auf den Punkt zu bringen. Doch sie ersetzt nicht die menschliche Perspektive, sie ergänzt sie.
Gerade jetzt, wo man auf vielen Kanälen KI-generierte Texte und Bilder erkennt, zeigt sich: Technik ist kein Ersatz für Sorgfalt. Inhalte wirken austauschbar, wenn sie nicht nachbearbeitet werden und das ist schade. Denn auch wenn KI viel Arbeit abnimmt, lohnt es sich, am Ende nochmal selbst Hand anzulegen. Um sicherzustellen, dass ein Text nicht nur korrekt, sondern auch menschlich klingt, persönlich, relevant, mit Ecken und Kanten.
Wir bei 3kubik zeigen unseren Kund*innen auf, wo KI sinnvoll eingesetzt werden kann, um effizienter zu arbeiten und Freiräume für das Wesentliche zu schaffen, sei es im Marketing, in der Workshop-Nachbereitung oder bei der technischen Unterstützung. Nicht automatisiert, sondern durchdacht. Nicht als Ersatz, sondern als Werkzeug mit Potenzial.
Neugierig geworden? 😉
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Bei der Erstellung dieses Beitrags wurde eine Künstliche Intelligenz zur Unterstützung eingesetzt. Der Inhalt wurde redaktionell geprüft, überarbeitet und an unsere Qualitätsstandards angepasst.
