Es klingt nicht sonderlich sexy, agile, hip oder so, aber standardisierte Vorlagen und Prozesse im Unternehmen zu etablieren, ist doch grundsätzlich eine gute Idee. Wo sind aber die nötigen Vorlagen? Und sind diese noch up-to-date? Wie werden die verwaltet?
Vorlagen-Chaos
Der Klassiker, den Unternehmen jeder Größe kennen, ist das typische Vorlagen-Chaos. „Schau mal im Fileshare, da gab es doch mal so `ne Vorlage.“, „Sprich mal mit den Kollegen, die haben das vor ein paar Jahren schon mal gemacht.“, „Nimm‘ einfach Vorlage XY und pass die auf den heutigen Standard an!“
Vorlagenzentrale – die Lösung
Um genau solche Themen zu vermeiden, gibt es verschiedene Wege, sich eine eigene Arbeitsweise bzw. Vorlagenzentrale einzurichten. In Microsoft 365, speziell SharePoint Online, kann man an dieser Stelle mithilfe von Inhaltstypen arbeiten. Aber was sind das für Dinger und wieso nutzt die kaum jemand?
Content Types
Der fehlende Nutzen resultiert – wie so oft – aus dem mangelnden Verständnis für sog. Inhaltstypen (eng. Content Types). Inhaltstypen sind Vorlagen von Listenelementen bzw. Dokumenten, die man innerhalb einer Site Collection/Webseitensammlung in verschiedenen Bibliotheken und Listen wiederverwenden kann. Genauer gesagt, handelt es sich um Websitespalten (Eigenschaften wie Titel, Thema, Typ etc.).
Die Inhaltstypen bieten einen entscheidenden Vorteil: Man konfiguriert sie und die zugehörigen Spalten nur an einer Stelle und kann sie grundsätzlich in jeder Liste/Bibliothek wiederverwenden. Wenn man nun eine Spalte (Eigenschaft) einer eigens konfigurierten Vorlage ändert, wird diese Änderung in alle Listen/Bibliotheken vererbt und eine manuelle Anpassung verschiedener Listen/Bibliotheken bleibt erspart. Das gilt natürlich genauso für Word-, PowerPoint-, Excel- und weitere Dokumente, die zentral an einen Inhaltstypen geknüpft werden. Zeit & Nerven werden hierdurch geschont, da das ständige Abgleichen von Eigenschaften oder Dokumenten nicht mehr nötig ist. Parallel entsteht eine zentrale Vorlagenverwaltung.
Inhaltstypen & Site Collection
Nun ist es aus der Erfahrung heraus allerdings so, dass man innerhalb einer Site Collection nicht allzu häufig ein und denselben Inhaltstyp (in unterschiedlichen Listen/Bibliotheken) wiederverwendet – die Nutzung jedoch mit Hinblick über mehrere Site Collections hinweg einen immensen Vorteil bringen kann!Das heißt ein Inhaltstyp wird zentral angelegt, wie z.B. eine Bestellformular-Vorlage, welcher in dem zugehörigen Word-Dokument vordefinierte Formatierungen und Inhalte besitzt. Um diese Vorlage in das Konstrukt der Site Collection-übergreifenden Inhaltstypen zu packen, wird in SharePoint Online der sog. Content Type Hub verwendet: Eine separate Webseitensammlung/Site Collection, die grundsätzlich identisch zu jeder neuen, leeren Site Collection ist. Wesentlicher Vorteil gegenüber normalen Site Collections ist hierbei, dass innerhalb dieser Seite die Websitespalten und Inhaltstypen konfiguriert und sie an alle Webseitensammlungen/Site Collections vererbt werden können. Dies hat den Charme, dass man, wie bereits beschrieben, eine zentrale Stelle zur Verwaltung von Vorlagen nutzt und Änderungen direkt an alle Bibliotheken, die diese Inhaltstypen/Vorlagen benutzen, weitergibt. Wichtiger Hinweis an dieser Stelle: Falls die Inhaltstypen/Vorlagen nicht benötigt werden, ist das kein Grund zur Sorge, da ein Inhaltstyp einer Bibliothek/Liste immer manuell hinzugefügt werden muss. Erst dann ist die Vorlage in der gewünschten Bibliothek in Verwendung.
Auch dieses Szenario zur Verwendung bedarf Struktur & Engagement, allerdings bietet es mit der richtigen Guidance und Pflege eine simple Stellschraube, um Prozesse zu erleichtern. Vorlagen-Chaos adé – Struktur juche!