Daten sind überall, aber oft nicht dort, wo man sie braucht
In vielen Organisationen schlummern Informationen in unterschiedlichen Tools, Abteilungen oder Köpfen. Oft werden sie monatlich manuell aus Excel, SharePoint-Listen, Microsoft Forms oder anderen Quellen zusammengetragen, aufbereitet und anschließend in PowerPoint-Präsentationen für Vorgesetzte oder Meetings eingefügt. Ein Prozess, der wertvolle Zeit kostet und jeden Monat von vorne beginnt. Dabei geht es auch anders.
Was ist Microsoft
Power BI eigentlich?
Power BI ist ein Business-Analytics-Tool von Microsoft. Es unterstützt Unternehmen dabei, Daten aus unterschiedlichen Quellen zu verbinden, auszuwerten und visuell aufzubereiten.
Die Ergebnisse erscheinen als interaktive Dashboards und Berichte. Im Gegensatz zu klassischen Tabellenkalkulationen geht es hier nicht nur um die Darstellung von Zahlen.
Vielmehr steht das Sichtbarmachen von Zusammenhängen im Fokus. Power BI hilft dabei, Muster zu erkennen, Entwicklungen nachzuvollziehen und fundierte Entscheidungen zu treffen.
Und das in Echtzeit.
Warum setzen so viele Unternehmen auf Power BI?
Viele Organisationen arbeiten bereits mit Microsoft 365. Genau darin liegt der Vorteil, denn die Verbindung zwischen Power BI und anderen Microsoft-Diensten wie SharePoint oder Power Automate ist nahtlos.
Das spart nicht nur Zeit bei der Datenbereitstellung. Es ermöglicht zudem die direkte Einbindung von Reports in die gewohnte Arbeitsumgebung.
Power BI Dashboards können in SharePoint-Webseiten eingebettet, als Registerkarten in Teams integriert oder in PowerPoint-Präsentationen live angezeigt werden. Neben den Microsoft Quellen könnt Ihr in Power BI aber natürlich auch andere Datenquellen einbinden und so echten Kontext herstellen.
Die Oberfläche von Power BI ist benutzerfreundlich.
Auch ohne tiefes technisches Wissen lassen sich mit etwas Übung aussagekräftige Analysen erstellen. In vielen Projekten erleben wir, dass der Moment, in dem aus Daten echte Visualisierungen entstehen, ein Aha-Erlebnis ist.
Oft beginnt hier der Punkt, an dem Power BI nicht nur hilfreich, sondern auch motivierend wird.
Ein Beispiel aus der Praxis
In einem Projekt mit einer Personalabteilung ging es darum, Schulungsbudgets gezielter zu planen und die Trainingsentwicklung besser nachvollziehen zu können. Die Daten lagen ursprünglich verteilt in SharePoint-Listen, ergänzt durch Metadaten wie Geschäftsjahre, Trainingstage pro Mitarbeitendem oder Zufriedenheitswerte aus Feedbacks.
Bis dahin wurde alles manuell gesammelt, ausgewertet und in monatlichen PowerPoint-Präsentationen aufbereitet.
Wir haben die SharePoint-Listen in Power BI eingebunden und damit unter anderem Ausschöpfungsgrade, Forecasts, Zufriedenheitswerte sowie historische Entwicklungen visualisiert.
Durch gezielte Filter, zum Beispiel nach Geschäftsjahr oder Abteilung, konnten die Daten sofort interaktiv genutzt werden.
Nicht nur für Führungskräfte
Bei 3kubik legen wir besonderen Wert darauf, dass Power BI nicht nur ein Tool für Führungskräfte oder Projektmanager ist. Viele unserer Kundenprojekte betreffen Mitarbeitende, die regelmäßig Berichte für ihre Teams, Projektgruppen oder die Geschäftsleitung erstellen müssen.
Der Fokus liegt dabei selten auf Big Data, sondern auf überschaubaren, aber wichtigen Informationen.
Unsere Lösungen helfen diesen Menschen, ihre Arbeit effizienter zu gestalten. Dabei nutzen wir die Tools, die ohnehin schon im Unternehmen vorhanden sind.
Microsoft bietet eine Infrastruktur, die sich direkt mit Power BI verbinden lässt. Dadurch entfällt der Wechsel auf andere Systeme.
Manuelle Datenübertragungen werden vermieden, und die Daten bleiben dort, wo sie entstehen.
Der Mehrwert:
Daten sichtbar machen
Ein weiterer Vorteil liegt in der Integration der Ergebnisse. Ein fertiger Power BI Report muss nicht separat aufgerufen werden.
Er kann direkt in Teams angezeigt, als Registerkarte eingebunden oder auf SharePoint-Seiten veröffentlicht werden.
Diese Integration macht es einfach, Reports in den täglichen Arbeitsablauf zu übernehmen.
Gleichzeitig ist die Bedienung von Power BI so intuitiv, dass auch weniger technikaffine Nutzerinnen und Nutzer schnell Fortschritte machen.
Die größte Herausforderung ist meist die Datenaufbereitung.
Doch spätestens bei der Visualisierung erleben viele, wie viel Freude es macht, eigene Informationen lebendig darzustellen und damit echten Mehrwert für sich und das Team zu schaffen.
Fazit
Microsoft Power BI ist mehr als ein weiteres Analysetool. Es ist ein integrativer Bestandteil moderner, datenbasierter Zusammenarbeit.
Durch die enge Verzahnung mit Microsoft 365, die einfache Bedienbarkeit und den hohen Praxisnutzen wird es zu einem wertvollen Werkzeug für Unternehmen jeder Größe.
