Die Challenge
Zahlreiche wichtige Dokumente und Referenzen waren über verschiedene Systeme verstreut und wurden uneinheitlich verwaltet, was das Auffinden, die Zusammenarbeit und die Integration in Prozesse erschwerte. Dies stellte eine zeitraubende Herausforderung dar und barg das Risiko negativer Prüfungsergebnisse.
Die Vision
Konsolidierung von Dokumenten und prozessbezogenen Informationen auf der zentralen „Nimble“-Plattform, die sich nahtlos in die täglichen Arbeitsabläufe der Mitarbeiter einfügt
Die Methode
Vorläufige Datenanalyse zur Ermittlung von Speichervolumen und Speicherorten. Identifizierung und Klassifizierung relevanter Dokumententypen, Arbeitsweisen und übergreifender Informationen in allen betroffenen Abteilungen. Einrichtung einer Plattform unter Verwendung von Standardstrukturen, Layouts und Metadatenbegriffen. Anschließende Schulung der Mitarbeiter zum Verständnis der Plattform und des Migrationsprozesses. Intensive Unterstützung während des Migrationsprozesses und der ersten Schritte der Abteilungen nach dem Go-Live.
Das Ergebnis
Eine standardisierte Plattform „Nimble“, getrennt nach Abteilung und Projektarbeit, die den Mitarbeitern durch wiederkehrende Strukturen, Gestaltungselemente, Metadaten und eine umfassende Suche einen schnellen und einfachen Zugriff auf ihre wichtigsten Dokumente ermöglicht. Der Einsatz von M365-Standardfunktionen ermöglichte die volle Unterstützung bestehender Arbeitsweisen und einen minimalen Pflegeaufwand, den geschulte Anwender selbstständig durchführen können.
