Effiziente Arbeitsorganisation mit minimalen Tools:
Meine Empfehlungen
Aufgabenverwaltung mit KanBo – Transparenz und Struktur
Eine gut organisierte Aufgabenverwaltung ist entscheidend für effizientes und produktives Arbeiten. Deshalb empfehle ich unbedingt, ein zentrales Tool zu nutzen, das Aufgaben transparent und strukturiert bündelt. Digitale Lösungen wie Microsoft Planner, Trello, Jira oder Asana bieten hier viele Möglichkeiten – entscheidend ist, vorher zu klären, welche Funktionen wirklich benötigt werden und welche Systeme integriert werden müssen.
Bei uns hat sich KanBo absolut bewährt. Obwohl Microsoft Planner in unserer Lizenz enthalten ist, haben wir uns bewusst für KanBo entschieden, da es uns entscheidende Vorteile bietet. Neben der nahtlosen Verknüpfung mit Microsoft ermöglicht KanBo eine detailliertere und flexiblere Aufgabenverwaltung, die optimal zu unseren Anforderungen passt. Besonders überzeugend sind Funktionen wie Parent- und Child-cards, Erwähnungen von Personen, individuelle Benachrichtigungseinstellungen sowie die Möglichkeit, Vorgänger und Nachläufer in Aufgabenprozessen abzubilden, uvm. Diese Features erleichtern die Zusammenarbeit, machen Workflows nachvollziehbarer und helfen uns, Prozesse effizient zu steuern.
Zusätzlich haben wir diverse Vorlagen hinterlegt, die unsere Abläufe optimieren und wiederkehrende Aufgaben effizienter gestalten. So behalten wir jederzeit den Überblick, arbeiten produktiver und können unsere Workflows genauso abbilden, wie wir sie brauchen.
Ein weiterer Vorteil ist die Einbindung externer Kunden in unsere Boards, wodurch lange E-Mail-Ketten überflüssig werden. Dadurch bleibt die Kommunikation direkt, effizient und transparent. Für Kundenprojekte gibt es eigene Boards, sodass externe Partner genau die relevanten Informationen erhalten. Gleichzeitig haben wir interne Boards für Bereiche wie Marketing oder Akquise, um auch firmeninterne Prozesse effizient zu organisieren.
KanBo bietet zudem eine hohe Transparenz, auch bei Krankheitsausfällen oder Urlaub. Durch die zentrale Aufgabenverwaltung kann jedes Teammitglied jederzeit den aktuellen Status einsehen und nahtlos übernehmen, wenn eine Kollegin oder ein Kollege ausfällt.
Besonders hilfreich ist das MyBoard, das alle Aufgaben filtert, bei denen man entweder direkt zugewiesen ist oder einer Aufgabe „folgt“. So sieht man auf einen Blick, welche Aufgaben anstehen, ohne sich durch verschiedene Boards klicken zu müssen. Das MyBoard lässt sich individuell strukturieren, etwa mit Spalten für: Neu, als nächstes, Heute/Diese Woche, Erledigt, Regelmäßig, Etc. Dadurch behält jeder seine Prioritäten im Blick und kann Aufgaben flexibel anpassen.
Outlook für eine strukturierte Wochenplanung nutzen
Eine vorausschauende Planung ist entscheidend, um den eigenen Workload realistisch einzuschätzen und effizient zu arbeiten. Deshalb empfehle ich unbedingt, Outlook nicht nur für Meetings zu nutzen, sondern auch gezielt Zeitblöcke für wichtige Aufgaben zu reservieren.
In unserem Team ist diese Methode fester Bestandteil unseres Arbeitsalltags – und sie hat sich als äußerst effektiv erwiesen. Wir planen nicht nur Kundentermine und interne Meetings, sondern auch gezielt Zeiten für Vorbereitungen, Recherchen oder strategische Projekte. So behalten wir den Überblick, arbeiten strukturierter und können unsere Aufgaben realistisch einplanen. Gleichzeitig ermöglicht es unseren KollegInnen, jederzeit zu sehen, wann jemand verfügbar ist, was die Zusammenarbeit deutlich erleichtert.
Und ich gebe es hier und jetzt offen zu, ich bin die Kalenderstalkerin bei uns – und das völlig ohne schlechtes Gewissen. Schließlich bin ich nicht umsonst die Hexe mit der Glaskugel🔮, die alles im Team im Blick hat. Während andere noch überlegen, wann sie eigentlich Urlaub haben, habe ich das längst auf dem Schirm. Das sorgt regelmäßig für herzliche Lacher, wenn ich schneller weiß, dass jemand frei hat als die Person selbst.
Aber mal ehrlich, so schlimm ist es doch gar nicht, wenn wenigstens eine Person den Überblick behält. Aus Erfahrung kann ich sagen, dass das schon oft praktisch war – sei es, weil Termine sonst kollidiert wären oder weil einfach niemand mehr wusste, was wann geplant war. Natürlich bin auch ich nicht perfekt und übersehe mal was, aber im Zweifel verlasse ich mich einfach auf meine Glaskugel – oder eben Outlook 😉
Diese strukturierte Herangehensweise hilft uns außerdem, frühzeitig zu erkennen, ob unser Arbeitspensum realistisch ist oder ob Aufgaben umverteilt werden müssen. Natürlich gibt es immer spontane Themen, aber durch eine durchdachte Planung wissen wir genau, welche Aufgaben flexibel sind und welche Vorrang haben. Ich kann diese Arbeitsweise nur empfehlen – sie sorgt für mehr Effizienz, Transparenz und eine bessere Selbstorganisation im Arbeitsalltag.
Microsoft Teams als zentrale Kommunikationsplattform nutzen
Wir setzen Microsoft Teams als zentrale Kommunikationsplattform ein und haben interne E-Mails von Anfang an abgeschafft. Ich kann das nur empfehlen, weil es sich bei uns als sehr effektiv erwiesen hat. Persönliche Chats ermöglichen schnelle Abstimmungen, während Teams Kanäle für offizielle Informationen genutzt werden. So bleibt unsere Kommunikation effizient, nachvollziehbar und medienbruchfrei, auch im Austausch mit externen Kunden.
Ein zentraler Bestandteil unserer Arbeitsweise ist der respektvolle Umgang mit dem Teams Status. Niemand wird unangekündigt angerufen. Stattdessen fragen wir vorher per Nachricht, ob die Person verfügbar ist. Diese Regelung hat uns geholfen, unnötige Unterbrechungen zu vermeiden. Eine Studie der University of California Irvine zeigt, dass es im Durchschnitt 23 Minuten dauert, um nach einer Unterbrechung wieder konzentriert zu arbeiten. Genau deshalb achten wir darauf, Ablenkungen zu minimieren.
Ich kann diese Herangehensweise nur empfehlen, weil sie für eine klare und strukturierte Kommunikation sorgt und uns hilft, fokussierter und produktiver zu arbeiten.
Wenn ihr mehr über unsere Nutzung von Teams erfahren wollt, haben wir hier einen weiteren Blogbeitrag mit detaillierten Informationen: Microsoft Teams bei 3kubik
Regelmäßige Jour-fixe für Abstimmung und Updates
Ein gut strukturierter Austausch ist essenziell, egal ob in einem remote arbeitenden Team oder im Büro. Deshalb empfehle ich jedem Team, feste Zeiten für den Austausch einzuplanen. Bei uns hat sich der interne Freitag bewährt, an dem wir uns digital mit Kamera und Ton treffen.
- Personal-Jour-fixe: Hier tauschen wir uns über persönliche und berufliche Highlights, Erfolge und Herausforderungen aus. Jedes Teammitglied gibt Einblick in die eigene Woche, was den Teamzusammenhalt stärkt und für mehr Transparenz sorgt.
- Projekt-Jour-fixe: Unsere Projekte und Aufgaben organisieren wir über die Woche hinweg in einer Microsoft Loop-Seite, die als Vorlage in unserer Loop-App hinterlegt ist. Diese Seite wird jede Woche neu aus der Vorlage erstellt und enthält eine Loop-Komponente als Tabelle, in die alle Teammitglieder über die Woche hinweg ihre Themen eintragen können.
Wiederkehrende Themen, sogenannte Dauerläufer, werden nicht erneut angelegt, sondern über eine bestehende Loop-Komponente verlinkt, die regelmäßig aktualisiert wird. Der Vorteil von Loop-Komponenten ist, dass sie überall wiederverwendet werden können, sei es in Teams-Chats oder in anderen Loop-Seiten. Das macht sie ideal für Themen, die fortlaufend verfolgt werden müssen.
Diese Struktur stellt sicher, dass auch KollegInnen, die im Urlaub oder krank waren, jederzeit nachvollziehen können, welche Themen besprochen wurden. Oft resultieren aus diesen Meetings konkrete Aufgaben, die dann direkt in KanBo übertragen und weiterverfolgt werden.
Ich kann dieses Vorgehen nur empfehlen, weil es für mehr Klarheit, Transparenz und Struktur sorgt und den Austausch im Team stärkt – egal ob man vor Ort oder remote arbeitet.
Wiederkehrende Arbeit durch Vorlagen minimieren
Viele Aufgaben wiederholen sich regelmäßig. Statt jedes Mal von vorne anzufangen, empfehle ich, gezielt auf Vorlagen und Automatisierungen zu setzen. Das spart nicht nur wertvolle Zeit, sondern reduziert auch Fehler und sorgt für eine konsistente Arbeitsweise. Diese Methode hat sich bei uns als äußerst effektiv erwiesen, weshalb wir verschiedene Ansätze nutzen, um unsere Prozesse effizient zu gestalten:
- KanBo-Board- und Kartenvorlagen: Standardisierte Prozesse erleichtern die Bearbeitung und Übergabe von Aufgaben
- Dokumentenvorlagen in SharePoint: Wichtige Dokumente sind an einem zentralen Ort hinterlegt und stets aktuell
- Automatisierte Workflows für wiederkehrende Aufgaben: Dadurch sparen wir uns manuelle Arbeitsschritte und können uns auf wichtigere Themen konzentrieren
Diese Optimierungen haben es uns ermöglicht, unseren Freitagnachmittag für interne Themen, Innovationsprojekte und Weiterbildungen zu nutzen. So schaffen wir eine Balance zwischen operativer Arbeit und strategischer Weiterentwicklung.
Auch wenn wir hier auf KanBo, SharePoint und PowerAutomate setzen, ist es wichtig, die technischen Möglichkeiten in den eigenen Systemen zu prüfen. Egal, welches Tool man nutzt -Potenzial für Optimierung gibt es immer, man muss nur wissen, wie man es richtig einsetzt.
Effiziente Recherche und Content-Erstellung mit Microsoft Copilot & ChatGPT
Zwei Tools, die ich aus voller Überzeugung empfehlen kann, sind Microsoft Copilot und ChatGPT – beide basieren auf Technologien von OpenAI und erleichtern unseren Arbeitsalltag enorm. Voraussetzung dafür ist eine bewusste und verantwortungsvolle Nutzung. Wir achten konsequent darauf, keine sensiblen Unternehmensdaten, personenbezogenen Informationen oder vertraulichen Inhalte einzugeben. Stattdessen setzen wir die Tools gezielt für folgende Aufgaben ein:
- Allgemeine Recherche zu Best Practices, Methoden und Technologien
- Textliche Unterstützung bei der Erstellung und Optimierung von Blogbeiträgen (wie diesem hier) oder Workshop-Inhalten
- Kreative Ideenfindung für Formulierungen und Konzepte
- Technische Hilfestellung zur Lösungsfindung, um langwierige manuelle Recherchen zu vermeiden, wie zu JSON-, M-, HTML-, und CSS-Codes.
Durch den bewussten und datenschutzkonformen Einsatz dieser KI-gestützten Unterstützung sparen wir wertvolle Zeit und können uns auf strategisch wichtigere Aufgaben konzentrieren. Ohne Copilot & ChatGPT würde es diesen Blogbeitrag in dieser Form vermutlich nicht geben – denn nicht jeder ist sprachlich oder rhetorisch so versiert, dass flüssige Texte auf Anhieb gelingen. Manchmal ist ein Sparring Partner (oder ein Copilot 😉) für Ideen und Formulierungen einfach Gold wert – in diesem Fall unser digitaler Helfer.
Gleichzeitig sollten wir den EU AI Act als Chance sehen, denn am Ende geht es darum, uns als Bürger zu schützen. Künstliche Intelligenz wird in Zukunft transparenter eingesetzt, und KI-generierte Inhalte werden leichter erkennbar sein, weil sie direkt gekennzeichnet werden müssen, genau so, wie es auch in diesem Blogbeitrag der Fall ist.
Ein möglicher Hinweis, der den Anforderungen des EU AI Act entspricht und diesen Text als KI-unterstützt kennzeichnet, könnte folgendermaßen lauten:
- Hinweis: Teile dieses Blogbeitrags wurden mit Unterstützung von Künstlicher Intelligenz (ChatGPT) erstellt. Alle Inhalte wurden geprüft und redaktionell überarbeitet.
Fazit
Eine effiziente Arbeitsorganisation erfordert durchdachte Prozesse und die richtigen Werkzeuge. Meine klare Empfehlung basiert auf dem, was sich bei uns bewährt hat: KanBo für das Aufgabenmanagement, Outlook für die Termin- und Zeitplanung, Teams für die Kommunikation und Copilot & ChatGPT für effiziente Recherche und Content-Erstellung. Ergänzt durch regelmäßige Abstimmungen und standardisierte Vorlagen, ermöglichen diese Methoden eine strukturierte und stressfreie Arbeitsweise.
Natürlich sind auch wir nicht perfekt und keine Methode ist frei von Fehlern. Wir bemühen uns, uns an diese Prinzipien zu halten, doch auch wir lernen stetig dazu. Denn am Ende geht es nicht darum, eine starre Lösung zu haben, sondern darum, flexibel zu bleiben, Prozesse zu optimieren und kontinuierlich besser zu werden.
Bei der Erstellung dieses Beitrags wurde eine Künstliche Intelligenz zur Unterstützung eingesetzt. Der Inhalt wurde redaktionell geprüft, überarbeitet und an unsere Qualitätsstandards angepasst.
