Wie bei vielen anderen Unternehmen steht auch bei Swietelsky der digitale Wandel im Fokus. Zusammen mit dem Team der „Digitalen Unternehmensentwicklung“ bei Swietelsky, analysierten wir in einem Pilotprojekt die bestehenden Arbeitsweisen, um die Digitalisierung in die Praxis zu überführen.
Aufgrund der aktuellen Lage musste schnell eine Möglichkeit gefunden werden, den MitarbeiternInnen das Arbeiten von zu Hause zu ermöglichen, sie aber dabei nicht ohne Unterstützung einfach „drauflos“ arbeiten zu lassen oder schlicht neue Tools bereitzustellen. Aber wie sollte man das so schnell umsetzen? Und – wie nimmt man die MitarbeiterInnen mit auf dem Weg der Veränderung? Das DUE Team (Digitale Unternehmenentwicklung) und wir konnten schnell auf diese Herausforderung reagieren. Im gemeinsamen Pilotprojekt wird bereits zu 100 % in der Cloud gearbeitet. Die Kommunikation und Kollaboration erfolgt dort über Tools wie Microsoft Teams und KanBo. Die MitarbeiterInnen sind für die neue Arbeitswelt und -weise gerüstet. Aber eben nur die 30 KollegInnen der DUE. Was für das DUE-Team und uns bereits selbstverständlich ist, war für die meisten MitarbeiterInnen absolutes Neuland. Der Umgang mit den Tools, die Reorganisation des Alltags, die veränderte kommunikationsweise und das Arbeiten mit transparenten Aufgaben erforderten ein ganz neues Denken.
Der Prozess „Digitale Arbeit“
In diesem Projekt sollten nicht einfach nur neue Tools ausgerollt, sondern ein “Homeoffice-Support“ aufgebaut werden, der den MitarbeiterInnen hilft, sich auf die neue Situation einzustellen, Fragen zu stellen und Anregungen zu geben.
Support
Wir haben die MitarbeiterInnen gefragt, was Sie aktuell daran hindert, im Homeoffice bestmöglich arbeiten zu können. Unser Team und die DUE sind auf die individuellen Anforderungen eingegangen, haben diese in neue Werkzeuge übersetzt und bei deren Nutzung unterstützt. Innerhalb von zwei Tagen haben wir gemeinsam einen Supportprozess auf die Beine gestellt und damit aufgabenbezogene Zusammenarbeit mit Echtzeitdaten und stabiler Kommunikation aus dem Homeoffice geschaffen.
Gemeinsam nach Vorne
Ziel ist es, diese Lösungen in das tägliche Tun zu integrieren, die Einzellösungen zu einem neuen Standard zusammenzufassen und sich für einen krisensicheren Alltag in einer volatilen und digitalen Welt zu rüsten. Durch den Roll-Out des „Digital New Work“ konnten wir einen klaren Mehrwert schaffen, der die Swietelsky AG und besonders das DUE Team auch nach der Krise weiter nach vorne bringen wird.
Erleichterung im Arbeitsalltag
Durch den erfolgreichen Roll-Out des Supports hat die DUE in Zusammenarbeit mit uns unter Beweis gestellt, dass ein Digital Workplace nichts ist, vor dem man sich fürchten muss, sondern viel mehr etwas, das allen MitarbeiterInnen hilft, Ihren Arbeitsalltag zu meistern. Mit den KeyuserInnen, die von Anfang an in die Zielsetzung und die Ausarbeitung des Projektes involviert wurden, haben wir Kommunikations- und Informationsstrukturen neugestaltet und Prozesse verschlankt. Alle internen und externen AnwenderInnen der Abteilungen wurden durch Trainings aktiv herangeführt und über Communities of Practice zu MitgestalterInnen der Veränderung.
Auch in diesem Projekt zeigte sich eines ganz klar: Nicht die Tools, sondern der Mensch muss im Fokus des digitalen Wandels stehen. Denn erst er ermöglicht, dass sich aus einer Investition in Change tatsächlich eine Veränderung zum Guten ergibt. Prozesse der internen Kommunikation und Kollaboration, Skill- und Knowledge-Management sind die Wegbereiter der digitalen Transformation.
Dies ist die Basis, um weitere Projekte in Angriff zu nehmen.