Neue Herausforderungen
Wir waren bei einem unserer Kunden, einer kirchlichen Verwaltung im Süden Deutschlands, mitten in der Pilotierung des Digital Workplace eines Dezernats (so etwas, wie eine Abteilung), als die Corona Krise langsam, aber sicher Deutschland erreichte. Zu diesem Zeitpunkt standen nicht nur viele Unternehmen, sondern eben auch die Kirche vor der ultimativen Herausforderung: Wie ermöglichen wir es unseren MitarbeiterInnen von zu Hause zu arbeiten?
Neue Wege führen nach Rom
Die Corona Krise hat nicht nur unsere KundInnen betroffen, sondern auch uns. Da wir es allerdings schon gewohnt waren, von überall aus zu arbeiten, konnten wir uns sehr agil an die neuen Bedingungen anpassen. Unsere Aufgabe bestand nun darin, mit den einzelnen Akteuren des Kunden (IT, Verwaltung, Dezernatsleitung, Key User) in kürzester Zeit neue Wege der Kollaboration zu definieren. Die neuen Challenges lauteten: ortsunabhängiges Arbeiten, Zusammenzuarbeiten ohne Zusammenzusitzen und (neue) Kommunikation. Außerdem stellte sich die Frage, wie man die Schulungen zu den bereitstehenden Tools verfügbar macht. Unsere Lösung – ein vorgezogener Gesamt-Roll-Out von Microsoft Teams.
Vom Problem zur Lösung
Im ersten Schritt wurden ein öffentliches Team in Microsoft Teams und eine Kommunikationswebsite in SharePoint erstellt. Diese Seite wurde als Registerkarte in das zuvor erstellte Team hinzugefügt. Um für die EndandwenderInnen einen Mehrwert zu schaffen, wurde diese Seite mit einem FAQ-Bereich, Usecases, Trainingsmaterialien sowie einem Anmeldeformular für eine Online-Teams-Schulung angereichert.
Workaround-Stars
Da uns das Booking-Tool von Microsoft noch nicht zur Verfügung stand (und bis heute eigentlich auch nicht besonders gut funktioniert), musste ein Workaround für den Anmeldeprozess für ca. 550 Mitarbeitende in den verschiedenen Kirchengemeinden und der kirchlichen Verwaltung her. Da ab einer gewissen Teilnehmeranzahl eine Schulung schwierig wird, wir aber bei begrenztem Budget möglich schnell möglichst viele Menschen erreichen sollten, mussten wir die Schulung auf 6 Termine á 100 Teilnehmer runterbrechen. Dabei wurde eine SharePoint Liste mit diesen 6 Terminen (inkl. Uhrzeit) und der beschränkten Teilnehmerzahl erstellt. Nun konnte sich die/der UserIn über eine zweite Liste für einen der sechs Termine entscheiden und seine Anmeldung abschicken. Mithilfe von PowerAutomate wurde je Anmeldung die Teilnehmerzahl um einen Platz reduziert. Sobald diese Zahl auf 0 sprang, wurde der Schulungstermin aus dem Anmeldeformular ausgeblendet.
Go Live
Nach einer kurzen Info an alle MitarbeiterInnen mit Link zur Seite und Hinweis zum Anmeldeformular, wurde die Anmeldeliste zügig gefüllt. Anschließend wurden die Termine über Teams eingestellt und die Teilnehmer aus der Anmeldeliste eingeladen.
Learning by Training
Die Teams-Schulung beinhaltete alle Funktionen, die die UserInnen brauchten, um eigenständig mit ihren KollegInnen zu (Video-)chatten, telefonieren und Teams-Termine einzustellen. Damit die Schulung im Nachgang den UserInnen auf der Informationsseite zur Verfügung gestellt werden konnte, wurde sie aufgezeichnet. Selbstverständlich wurde hier nach der Erlaubnis der UserInnen gefragt. Damit die Internetleitung stabil bleibt (das war zu dem Zeitpunkt wahrscheinlich die größere Herausforderung) hatten bis auf die Trainerin, alle UserInnen die Mikrofone und Kameras ausgeschaltet. Fragen, die währenddessen aufgetreten sind, wurden im Besprechungschat gestellt, welche vom Projektleiter vorgelesen wurden. Nach der Schulung wurde die Aufzeichnung geschnitten, anschließend auf Stream hochgeladen und auf der Informationsseite verlinkt.
Aktuelle Lage
Wenn man sich den Weg rückblickend näher anschaut, wird deutlich, dass der Kunde weitaus mehr erreicht hat, als in den oberen Zeilen festgehalten. Nicht nur, dass Microsoft Teams heute als zentrales Medium für die interne Kommunikation genutzt wird, es wurde auch eine Community innerhalb der Organisation auf die Beine gestellt, welche selbstständig helfend unterwegs ist und einen viel größeren Personenkreis betreut und unterstützt. Des Weiteren wurde Teams für die Gemeindearbeit integriert, um auch Ehrenamtliche in der alltäglichen Arbeit einzubeziehen. Doch den bedeutendsten Mehrwert lieferten eigentlich die Tipps & Tricks für den Arbeitsalltag sowie das gemeinsame Feiern von schnellen Erfolgen und Gelerntem.
Perspektivenwechsel
Auch wenn wir gerne an unseren Strategien festhalten, zwingen uns Krisen manchmal etwas umzudenken und einige Dinge etwas zu beschleunigen, um die MitarbeiterInnen nicht komplett auf dem Weg zu verlieren. Diese Ausnahmen sind in solchen Situationen notwendig, aber sollten genauso strategisch durchdacht werden.