Aufgabenmanagement mit KanBan
Arbeiten mit einer zentralen Aufgabenverwaltung – KanBo
Aufgabenverwaltung, für den einen pure Freude, für den anderen eine pure Herausforderung. Wer in einem Chaos aus unterschiedlich großen und farbigen Notizzetteln versinkt, sollte sich eventuell nach anderen Werkzeugen umschauen. Wie immer, haben auch Alternativen ihre Vor- und Nachteile, daher sollte man sich gut damit auseinandersetzen, was man wirklich von einem solchen Tool erwartet.
Mein Status quo
Gestartet in mein Arbeitsleben bin ich klassisch, wie wahrscheinlich die meisten, mit handgeschriebenen To Do Listen, die überall auf meinem Schreibtisch umhergeflogen sind. Nach einiger Zeit und dem kontinuierlichen Wechsel von Homeoffice zu Office und umgekehrt, wobei auch der ein oder andere Fresszettel gerne mal verloren ging, bin ich dann auf digitale Notizzettel umgestiegen. Nachdem ich hier jegliche Farbe für unterschiedliche Aufgabenbereiche, Zeitfenster und Tools verwendetet hatte, bin ich auch davon abgekommen. Ganz zu schweigen von Aufgaben, die ich mit meinen KollegInnen gemeinsam bearbeitete.
Kanban – KanBo – kann ich
Als ich bei 3kubik angefangen habe, hatte ich noch nie etwas von Kanban Werkzeugen oder gar der Methode gehört. Dann lernte ich KanBo kennen. KanBo, ein digitales Werkzeug zur effektiven Aufgabenverwaltung nach der Kanban Methode. Hier hat man die Möglichkeit, unbegrenzt viele Boards für Kunden, Aufgabenfelder oder andere Bereiche des Arbeitslebens anzulegen und zu verwalten. Auf den sogenannten Boards wird via Kanban Methodik das Aufgabenset individuell verwaltet. Boards können nicht nur intern verwendet werden, sondern auch mit externen Usern geteilt werden. Dank Zugriffsberechtigungen auf Userebene können auch vertrauliche Boards angelegt werden, zum Beispiel Personalthemen. Die Ansicht auf Boards kann angepasst werden in Gantt, Kalender, Analyse, …. So hat man jederzeit den perfekten Überblick über zu erledigende Aufgaben, Aufgaben on hold oder weiteren Buckets die man individuell erstellen und farblich codieren sowie mit Statusinfos versehen kann.
Aufgabenmanage-ment mit dem ganzen Team
Der größte Vorteil, den ein Board bietet, ist die Transparenz der Aufgaben. Durch die Karten auf den Boards, denen jegliche Zusatzinformationen mitgegeben werden können, von Notizen, Aufgabenlisten, Unterkarten, Dokumenten, Kommentaren mit namentlicher Erwähnung, … ist eine effiziente und schnelle Zusammenarbeit gewährleistet. Ich muss nicht jedes Mal mit meinen KollegInnen sprechen, um einen gewissen Status im Projekt abzufragen. Checklisten, Termine, notwendige Dokumente – alles auf einer Karte und eine Echtzeitbearbeitung ermöglichen einen virtuellen Austausch.
Übersicht im Notfall
Eine aktive Arbeit mit KanBo ermöglicht so auch KollegenInnen im Krankheitsfall oder Urlaub einen guten Überblick über Aufgaben und Projekte zu erhalten, ohne dass jemand aus Urlaub oder Krankheit zugeschalten werden muss. Ein Blick ins entsprechende Board genügt, um einen Überblick des aktuellen Status zu erhalten.
Kundenkarte mal anders
Auch das lästige E-Mail PingPong mit Kunden kann nun endlich in der Vergangenheit bleiben. Die Kunden können ebenfalls auf die entsprechenden Boards zugreifen und haben so jederzeit Zugriff auf den aktuellen Stand der Projekte. Mehr noch, sie können hier aktiv mitwirken.
MyBoard
Last but not least ein wichtiger Vorteil für den einzelnen User, man muss natürlich nicht jedes Board durchforsten, um zu sehen, was man denn jetzt wirklich zu tun hat. Mit dem sogenannten „My Board“ hat man einen personalisierten Überblick über die Aufgaben, welche einem zugewiesen sind. Auch dieses Board kann man individualisieren und hat so die Möglichkeit sich selbst ohne Papierkram sauber zu organisieren.
Happy End
Einen Arbeitsalltag ohne KanBo kann ich mir gar nicht mehr vorstellen, so viel ist klar. Die Mehrwerte für das aufgabenbezogene Arbeiten sind unschlagbar – gerade dann, wenn man wie wir bei 3kubik nur remote arbeitet.
