MARS
CoCo full rollout

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gezeichnete Figur als Imker mit Imkerhut und Smokelampe
gezeichnete Figur mit Schutzanzug mit einem Wanderstock über der Schulter mit Kochtop und Beutel mit Zutaten

Die Challenge

Es bestand akuter Bedarf, eine digitale, cloudbasierte Plattform mit abteilungs- und standortübergreifendem Informationsmanagement einzurichten.

Daher war es wichtig, nicht nur funktionierende Workflows für alle internen und externen MitarbeiterInnen zu gestalten, sondern diese tatsächlich von dem Aufbau der Plattform zu begeistern.

Die Vision

Der Aufbau einer Plattform, die die Idee von Google aufgreift, um Informationen einfach zu teilen und zu finden.

Die Methode

Mit der Abteilung Market Supply Chain entwickelten wir ein Leuchtturm-Projekt, das durch intensive Bedarfsaufnahmen und Trainings, einer aufmerksamkeitswirksamen Change-Kampagne und der weiterhin kontinuierlichen Begleitung des Projektes zum Erfolg wurde.

In einer umfangreichen Analyse-Phase haben wir gemeinsam Kommunikations- und Informationsstrukturen neugestaltet und Prozesse verschlankt.

Alle internen und externen AnwenderInnen der Abteilungen wurden durch Trainings aktiv an die neue Plattform herangeführt. Im Sinne des Change Managements haben wir durch Guerilla- und Word-of-Mouth-Marketing die Nachfrage in den anderen Abteilungen geweckt, was der optimale Enabler für den gesamten Rollout war.

Im Verlauf haben wir alle Abteilungen von Mars Petcare und Food Deutschland auf CoCo überführt. Seitdem kommen weitere Abteilungen anderer Märkte auf das interne Projektteam zu, um eine CoCo-Seite zu erhalten oder eine ihren Bedürfnissen entsprechende Plattform für bessere Kollaboration aufbauen zu lassen. Der Spirit von CoCo zieht sich so selbstständig immer weiter durch die Konzernstrukturen.

Der Projektablauf

Eine zentrale Kollaborations- und Change-Strategie wurde definiert.

Teamseiten-Strukturen, Elemente und Zugriffsrechte wurden mit jedem Team einzeln definiert.

Change-Kommunikation und Trainings wurden durchgeführt.

CIP Metings mit Key-Usern und technische Anpassungen finden regelmässig statt.

gezeichnete Figur mit Schutzanzug mit einem Wanderstock über der Schulter mit Kochtop und Beutel mit Zutaten

Das Ergebnis

CoCo Vorteile

… vereinheitlicht und vereinfacht Arbeitsweisen.
… hilft Sachen zu erledigen anstatt die Zeit mit Suchen und Fragen zu verbringen.
… möchte, dass MitarbeiterInnen neugierig sind und neue digital Arbeitsweisen erleben.
… hilft, verstecktes Wissen zu erreichen: teilen, nutzen und gemeinsam besser werden.

In Zahlen …

Ca. 150.000 Dokumente
in 14 CoCo-Site-Collections

Kollaboration mit
700 internen
und 130 externen Nutzer

Von 12 unterschiedlichen Abteilungsarbeitsweisen
zu 1 gemeinsamen Arbeitsweise

Tool-Guidance geschaffen,
alte Systeme abgeschaltet
und lokale Laufwerke durch die Cloud ersetzt