Soluvia
»klar!«

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gezeichnete Figur steht mit ausgestreckter Hand im Regenmantel im Regen

Die Challenge

Mit der Einführung von Office 365 und der damit verbunden Bereitstellung neuer Tools wurde Soluvia mit folgenden Fragen konfrontiert: Wie kann die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern und Fachbereichen gefördert werden? Wie lassen sich Dokumentenstrukturen harmonisieren und standardisieren? Wie kann ein transparentes und nachvollziehbar aufgebautes Aufgaben Management aussehen und wie ermöglichen wir partizipatives Wissensmanagement?

Die Vision

„Alle Mitarbeiter haben ein gemeinsames Mindset, was dadurch gefördert wird, dass unsere interne Kommunikation niederschwellig und lösungsorientiert ist. Durch die Nutzung der technologischen Möglichkeiten wird die Organisation effizienter, indem Informationen schnell und einfach auffindbar gemacht, Durchlaufzeiten reduziert und Prozesse automatisiert werden.

Unter Einbindung von Key Usern aus den Fachbereichen ermöglichen wir einen Wissenstransfer untereinander und teilen Wissen dort, wo es sinnvoll ist. Wir vernetzen unser Wissen fachbereichsübergreifend und minimieren dadurch Reibungsverluste. Führungskräfte fördern die neuen Arbeitsweisen und die Nutzung der neuen Tools, indem sie mit gutem Beispiel vorangehen.“

gezeichneter Regenschirm

Die Methode

In verschiedenen Workshops zu den Kernthemen Kommunikation, Dokumenten- und Aufgaben Management, Automatisierung und Wissensmanagement haben wir gemeinsam bestehende Hürden aber auch Wünsche für einen zukünftigen digitalen Arbeitsplatz und ein interaktives Wissensmanagement evaluiert. Hierzu wurden bspw. in Forms-Umfragen und Conceptboard Themen gesammelt und priorisiert.

Zusätzlich wurde eine Test-Umgebung aufgebaut, in der die Projektmitglieder ihre Vorstellungen in einem prototypischen Umfeld ausprobieren und offene Fragen ableiten konnten. Die technischen Zusammenhänge zwischen Team-/Projektarbeitsplätzen und der Wissensmanagement-Plattform wurden in einem ganzheitlichen Schaubild visualisiert.

gezeichnete Figur in Regenjacke

Damit die Veränderung zielgruppengerecht kommuniziert werden konnte, wurde ein Change-Konzept erstellt. Hierfür wurde gemeinsam u.a. ein Mission Statement formuliert, der Projektname „Klar!“ mit den Abwandlungen „klar!wissen“, „klar!reden“ „klar!arbeiten“ und „klar!teilen“ geschaffen, sowie ein Logo für das Projekt und das Wissensmanagement gestaltet. Zur Einbindung nicht Projektbeteiligter wurden weitere Medien wie beispielsweise Postkarten, eine Wandgrafik oder Video-Interviews gestaltet. Dieses projektbezogene Konzept wurde im späteren Verlauf in ein Change-Konzept überführt, das alle übergreifenden strategischen Projekte und Programme zusammenfasste.

Das Ergebnis

Das Resultat der zweijährigen Projektzeit waren modernisierte Arbeitsweisen und die dazugehörige Wissens-Plattform. Für Fachbereiche und deren Teams sowie für Arbeitsgruppen und Projekte wurden standardisierte Arbeitsplätze auf Basis von Teams bereitgestellt, die ein Set an Tools und Standards für die Kommunikation und das Aufgaben- und Dokumenten-Managements beinhalten und somit eine einheitliche Arbeitsweise gewährleisten.
Bisher über Office-/Papierdokumente laufende Prozesse sind digitalisiert und vernetzt, wodurch Prozesslaufzeiten minimiert werden und Transparenz geschaffen wird. Im Rahmen der definierten Standards sind individuelle Gestaltungsmöglichkeiten vorhanden, sodass individuelle/sich verändernde Bedarfe jederzeit von den dafür ausgebildeten Key Usern umgesetzt werden können.
gezeichnete Figur in Regenjacke