Changemanagement Archive - 3kubik GmbH Digital Transformation Fri, 28 Feb 2025 08:31:42 +0000 de hourly 1 https://wordpress.org/?v=6.9.4 https://3kubik.com/wp-content/uploads/2021/11/k-block.svg Changemanagement Archive - 3kubik GmbH 32 32 ELK WUE – New Work Kirche https://3kubik.com/project/elk-wue-new-work-kirche/ Fri, 28 Feb 2025 08:31:38 +0000 https://3kubik.com/?post_type=project&p=9458 Der Beitrag ELK WUE – New Work Kirche erschien zuerst auf 3kubik GmbH.

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ELK WUE
»NEW WORK Kirche«

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Logo Soluvia Energy Services

Die Challenge

Im Rahmen des Gesamtprojekts „New Work“ sollen digitale, analoge und kulturelle Bedürfnisse identifiziert, bewertet und durch übergreifendes Change Management in den Arbeitsalltag der Mitarbeiter integriert werden.

Die Vision

New Work“ soll in der analogen Arbeitswelt sichtbar werden. Bestehende Aufgaben und Herausforderungen dienen als Leitbild für die Umsetzung.
Das Büro wird zum Marktplatz des Wissens und zum Ort der sozialen Interaktion – es ist nicht mehr „nur“ ein Arbeitsplatz.

Die Methode

Wir sensibilisieren für den Veränderungsbedarf, legen kulturelle Leitlinien als Basis für die digitale und analoge Transformation fest und setzen diese mit einem projektweiten Change Management um. Durch die Beteiligung an der Gestaltung der neuen Büroräume und des digitalen Arbeitsplatzes reduzieren wir den (emotionalen) Stress der Mitarbeiter und steigern gleichzeitig ihre positive Wahrnehmung. Wir entwickeln einen zentralen Change-Management-Ansatz, der die Beteiligung aller in den Vordergrund stellt. Keiner wird allein gelassen.

Das Ergebnis

Das neue Gebäude von ELK WUE ist das Ergebnis einer individuellen Büroplanung. Der Neubau ist optimal auf die Bedürfnisse und Herausforderungen der Mitarbeiter zugeschnitten. Der ursprüngliche Plan, allen Mitarbeitern einen festen Arbeitsplatz zuzuweisen, wurde revidiert, Flex-Desks wurden eingeführt und den Wünschen der Mitarbeiter nach flexiblen Arbeitsmodellen Rechnung getragen. Dies führte zu Einsparungen durch den Wegfall zuvor geplanter Außenstellen, wodurch jährlich ein siebenstelliger Betrag eingespart werden konnte. Der damit verbundene digitale Arbeitsplatz funktioniert überall gleich gut: ob im Home Office, im neuen Büro oder auf Reisen. Er dient als Bindeglied für alle Mitarbeiter und sorgt für Prozesssicherheit, einheitliche Arbeitsmethoden und in Kombination mit den kulturellen Vorgaben und dem neuen Büro für Freude an der Arbeit.“

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]]> MARS – Nimble https://3kubik.com/project/mars-nimble/ Mon, 27 Jan 2025 11:38:51 +0000 https://3kubik.com/?post_type=project&p=8993 Der Beitrag MARS – Nimble erschien zuerst auf 3kubik GmbH.

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MARS
»NIMBLE«

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Logo Soluvia Energy Services

Die Challenge

Zahlreiche wichtige Dokumente und Referenzen waren über verschiedene Systeme verstreut und wurden uneinheitlich verwaltet, was das Auffinden, die Zusammenarbeit und die Integration in Prozesse erschwerte. Dies stellte eine zeitraubende Herausforderung dar und barg das Risiko negativer Prüfungsergebnisse.

Die Vision

Konsolidierung von Dokumenten und prozessbezogenen Informationen auf der zentralen „Nimble“-Plattform, die sich nahtlos in die täglichen Arbeitsabläufe der Mitarbeiter einfügt

Die Methode

Vorläufige Datenanalyse zur Ermittlung von Speichervolumen und Speicherorten. Identifizierung und Klassifizierung relevanter Dokumententypen, Arbeitsweisen und übergreifender Informationen in allen betroffenen Abteilungen. Einrichtung einer Plattform unter Verwendung von Standardstrukturen, Layouts und Metadatenbegriffen. Anschließende Schulung der Mitarbeiter zum Verständnis der Plattform und des Migrationsprozesses. Intensive Unterstützung während des Migrationsprozesses und der ersten Schritte der Abteilungen nach dem Go-Live.

Das Ergebnis

Eine standardisierte Plattform „Nimble“, getrennt nach Abteilung und Projektarbeit, die den Mitarbeitern durch wiederkehrende Strukturen, Gestaltungselemente, Metadaten und eine umfassende Suche einen schnellen und einfachen Zugriff auf ihre wichtigsten Dokumente ermöglicht. Der Einsatz von M365-Standardfunktionen ermöglichte die volle Unterstützung bestehender Arbeitsweisen und einen minimalen Pflegeaufwand, den geschulte Anwender selbstständig durchführen können.

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]]> Stadtwerke Langen – Short! https://3kubik.com/project/stadtwerke-langen-short/ Thu, 08 Aug 2024 06:46:58 +0000 https://3kubik.com/?post_type=project&p=8997 Der Beitrag Stadtwerke Langen – Short! erschien zuerst auf 3kubik GmbH.

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Stadtwerke Langen
»Short!«

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Logo Soluvia Energy Services
gezeichnete Figur steht mit ausgestreckter Hand im Regenmantel im Regen

Die Challenge

Die Umgestaltung des Wissensmanagements bei den Stadtwerken Langen, um einen schnellen Zugriff auf Informationen und Fachwissen im gesamten Unternehmen zu gewährleisten.

Die Vision

Short! soll die digitale Transformation der Stadtwerke Langen revolutionieren, indem es den Zugang zu wichtigen Informationen vereinfacht und eine Kultur des Wissensaustauschs fördert.

Die Methode

In enger Zusammenarbeit mit den Hauptnutzern wurden in Workshops und Microsoft-Schulungen die Bedürfnisse ermittelt, einschließlich Change-Management-Sitzungen, die zu einer Kampagne, einem neuen Branding und einer nahtlosen Migration der Inhalte für die Einführung der Plattform führten.

Das Ergebnis

Short! hat entscheidend dazu beigetragen, dass die Stadtwerke Langen ihre Prozesse optimieren, die Transparenz erhöhen und die Zusammenarbeit verbessern konnten. Die Mitarbeiter haben nun einen schnelleren Zugriff auf allgemeine Informationen, detaillierte Prozessbeschreibungen und aktuelle Informationen.

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]]> AB Enzymes – “SharePa” – Neue Arbeitsmethoden für eine wachstumsorientierte Denkweise https://3kubik.com/project/ab-enzymes-sharepa/ Mon, 01 Jul 2024 11:29:02 +0000 https://3kubik.com/?post_type=project&p=8980 Der Beitrag AB Enzymes – “SharePa” – Neue Arbeitsmethoden für eine wachstumsorientierte Denkweise erschien zuerst auf 3kubik GmbH.

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AB Enzymes
»SharePa«

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Logo Soluvia Energy Services
gezeichnete Figur steht mit ausgestreckter Hand im Regenmantel im Regen

Die Challenge

Die AB Enzymes GmbH (eine Tochtergesellschaft von Associated British Foods) wuchs schneller als ihre Strukturen. Die gewohnten Arbeitsweisen und Werkzeuge passten nicht mehr zu diesem florierenden Unternehmen und hinderten es daran, sein Potenzial voll auszuschöpfen: Zu viele Tools, zu wenig Harmonisierung zwischen den Abteilungen und globalen Standorten und keine gemeinsame Denkweise.

Die Vision

Einheitliche Wege und Instrumente für die globale Kommunikation und Zusammenarbeit. Sicherstellung eines gemeinsamen Standards für die digitale Zukunft und das Wachstum. Sowohl in Bezug auf das System als auch auf die Denkweise.

Die Methode

Stellen Sie alles in Frage! Warum ist ein bestimmter Prozess so, wie er ist? Warum werden diese Informationen nicht weitergegeben und warum halten sich die Führungskräfte nicht daran? Warum gibt es so viele Tools, wenn wir uns auf wenige Kernprodukte konzentrieren könnten? Welche Regeln für die Kommunikation und Zusammenarbeit brauchen wir eigentlich, um unbegrenzt wachsen zu können und die Mitarbeiter viel schneller in unsere Teams aufzunehmen. Diese Fragen wurden von einem sich entwickelnden Team von „Guides“ angegangen, die gemeinsam grundlegende Prinzipien definierten und diese in ihren jeweiligen Abteilungen eigenständig umsetzten.

Das Ergebnis

  • Definierte globale Standards und Verhaltensweisen, die sich in einer standardisierten Arbeitsweise manifestieren
  • Eine Reihe von Verhaltensweisen, die sich auf Gegenseitigkeit, Transparenz und Offenheit für ständige Verbesserungen konzentrieren
  • Ein digitaler Standard-Arbeitsplatz, der durch das Feedback der Nutzer kontinuierlich verfeinert wird
  • Automatisierung zahlreicher Prozesse, die von den „Guides“ initiiert werden
  • Ein neues Intranet als Basis für Wissensmanagement, Informationsaustausch und den Start automatisierter digitaler Dienste
  • Ein hochmotiviertes Team von „Guides“, das die Kollegen bei der Einführung neuer Arbeitsweisen und digitaler Tools unterstützt
  • Eine veränderte Denkweise und eine robuste digitale Infrastruktur, die ein echtes Wachstum ermöglicht

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]]> Rügenwalder Mühle – Digital Workplace https://3kubik.com/project/ruegenwalder-muehle-digital-workplace/ Thu, 11 Nov 2021 14:39:46 +0000 https://3kubik.com/?post_type=project&p=791 Der Beitrag Rügenwalder Mühle – Digital Workplace erschien zuerst auf 3kubik GmbH.

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Rügenwalder Mühle
Carl Müller GmbH & Co. KG:

Digital Workplace

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gezeichnete Figur als Imker mit Imkerhut und Smokelampe
gezeichnete Figur mit Schutzanzug mit einem Wanderstock über der Schulter mit Kochtop und Beutel mit Zutaten

Die Challenge

Die Rügenwalder Mühle vor der Herausforderung, die firmeninternen Informationen, Prozesse und das Wissen allen Mitarbeitern schnell und einfach zugänglich zu machen.

Ursachen dafür waren die Verdopplung der Produktion und der Belegschaft sowie die Erschließung neuer Geschäftsfelder im Bereich der vegetarischen Lebensmittel.

Die Vision

Wir brauchen kein klassisches Intranet, sondern eine Plattform, die selbst die gewerblichen MitarbeiterInnen in den digitalen Arbeitsplatz abholt.

Deswegen hilft „ZuZu“ uns dabei, alle Informationen, News, Anweisungen und Dokumente harmonisch allen Mitarbeitenden zur Verfügung zu stellen.

Mit den vielen digitalisierten Prozessen können wir noch dazu jede Menge manuelle Arbeit ablegen. So wird aus Digitalisierung ein echter Mehrwert für Alle.

Die Methode

Rügenwalder Zuzus

Auf Basis dieser Analysen wurde eine Changestrategie initialisiert. Diese hatte eine Kommunikationsmatrix als Grundlage, die wiederum abteilungsspezifische Prozesse und Bedarfe realisierte.

gezeichneter Gemüsespieß

Darüber hinaus etablierten wir eine Tool
Guidance der zu verwendenden Tools und das neue Intranet „ZuZu“, als gemeinsame, abteilungsübergreifende Arbeitsplattform.

Rügenwalder ZuZu mit Logo Plakette in der Hand

Das Ergebnis

Mit „ZuZu“ haben wir eine digitale Arbeitsplattform geschaffen, die allen MitarbeiterInnen der Rügenwalder Mühle sowohl allgemeine als auch spezifische Informationen Ihrer jeweiligen Abteilung übersichtlich via Web oder
Mobile App zur Verfügung stellt.

Die MitarbeiterInnen haben hierdurch die Möglichkeit, direkt zu kommunizieren und die für Sie wichtigen Informationen, Termine oder Aufgaben zu filtern, zu bearbeiten oder zu suchen.

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]]> MARS – „CoCo“ harmonisierte Arbeitsweise https://3kubik.com/project/mars-coco-full-rollout/ Thu, 11 Nov 2021 14:38:18 +0000 https://3kubik.com/?post_type=project&p=789 Der Beitrag MARS – „CoCo“ harmonisierte Arbeitsweise erschien zuerst auf 3kubik GmbH.

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MARS
CoCo full rollout

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gezeichnete Figur als Imker mit Imkerhut und Smokelampe
gezeichnete Figur mit Schutzanzug mit einem Wanderstock über der Schulter mit Kochtop und Beutel mit Zutaten

Die Challenge

Es bestand akuter Bedarf, eine digitale, cloudbasierte Plattform mit abteilungs- und standortübergreifendem Informationsmanagement einzurichten.

Daher war es wichtig, nicht nur funktionierende Workflows für alle internen und externen MitarbeiterInnen zu gestalten, sondern diese tatsächlich von dem Aufbau der Plattform zu begeistern.

Die Vision

Der Aufbau einer Plattform, die die Idee von Google aufgreift, um Informationen einfach zu teilen und zu finden.

Die Methode

Mit der Abteilung Market Supply Chain entwickelten wir ein Leuchtturm-Projekt, das durch intensive Bedarfsaufnahmen und Trainings, einer aufmerksamkeitswirksamen Change-Kampagne und der weiterhin kontinuierlichen Begleitung des Projektes zum Erfolg wurde.

In einer umfangreichen Analyse-Phase haben wir gemeinsam Kommunikations- und Informationsstrukturen neugestaltet und Prozesse verschlankt.

Alle internen und externen AnwenderInnen der Abteilungen wurden durch Trainings aktiv an die neue Plattform herangeführt. Im Sinne des Change Managements haben wir durch Guerilla- und Word-of-Mouth-Marketing die Nachfrage in den anderen Abteilungen geweckt, was der optimale Enabler für den gesamten Rollout war.

Im Verlauf haben wir alle Abteilungen von Mars Petcare und Food Deutschland auf CoCo überführt. Seitdem kommen weitere Abteilungen anderer Märkte auf das interne Projektteam zu, um eine CoCo-Seite zu erhalten oder eine ihren Bedürfnissen entsprechende Plattform für bessere Kollaboration aufbauen zu lassen. Der Spirit von CoCo zieht sich so selbstständig immer weiter durch die Konzernstrukturen.

Der Projektablauf

Eine zentrale Kollaborations- und Change-Strategie wurde definiert.

Teamseiten-Strukturen, Elemente und Zugriffsrechte wurden mit jedem Team einzeln definiert.

Change-Kommunikation und Trainings wurden durchgeführt.

CIP Metings mit Key-Usern und technische Anpassungen finden regelmässig statt.

gezeichnete Figur mit Schutzanzug mit einem Wanderstock über der Schulter mit Kochtop und Beutel mit Zutaten

Das Ergebnis

CoCo Vorteile

… vereinheitlicht und vereinfacht Arbeitsweisen.
… hilft Sachen zu erledigen anstatt die Zeit mit Suchen und Fragen zu verbringen.
… möchte, dass MitarbeiterInnen neugierig sind und neue digital Arbeitsweisen erleben.
… hilft, verstecktes Wissen zu erreichen: teilen, nutzen und gemeinsam besser werden.

In Zahlen …

Ca. 150.000 Dokumente
in 14 CoCo-Site-Collections

Kollaboration mit
700 internen
und 130 externen Nutzer

Von 12 unterschiedlichen Abteilungsarbeitsweisen
zu 1 gemeinsamen Arbeitsweise

Tool-Guidance geschaffen,
alte Systeme abgeschaltet
und lokale Laufwerke durch die Cloud ersetzt

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]]> »Bee Sum More« Pilotprojekt Evangelische Landeskirche Württemberg https://3kubik.com/project/bee-sum-more-pilotprojekt-evangelische-landeskirche-wuerttemberg/ Thu, 11 Nov 2021 14:32:13 +0000 https://3kubik.com/?post_type=project&p=781 Der Beitrag »Bee Sum More« Pilotprojekt Evangelische Landeskirche Württemberg erschien zuerst auf 3kubik GmbH.

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»Bee Sum More«
Evangelische Landeskirche Württemberg
Pilotprojekt: Dezernat 2

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ELK Logo
gezeichnete Figur mit Imkerhut und Smokelampe

Die Challange

Eine Arbeitskultur des Vertrauens schaffen, die gleichzeitig die räumliche Distanz zwischen dem Dezernat und dem restlichen Oberkirchenrat digital überbrückt. Der interne Austausch und die Informationsdurchdringung müssen verbessert werden und so die Vernetzung im eigenen Dezernat optimiert werden. Dazu zählt auch, unnötige manuelle Abläufe ersatzlos zu eliminieren.

Die Vision

Wertschätzende, vertrauensvolle und transparente Kommunikation müssen über alle Ebenen hinweg ermöglicht werden.

Chats und Videotelefonie sollen räumliche Distanzen und Hierarchie-Ebenen verringern

Vereinheitlichung und Ermöglichung Hierarchie- und Referatsunabhängiger Kommunikation sind anzustreben

Eine gemeinsame Art, Aufgaben zu verwalten, zu berichten und zu priorisieren muss hergestellt werden

Die Methode

Das Projekt startete kurz vor der Pandemie und stellte uns selbst vor die Herausforderung, einen in analogen Workshops, Vor-Ort-Trainings und Face2Face Absprachen gestarteten Prozess auf 100% digital umzustellen.

Das war herausfordernd für alle Beteiligten, hat aber vor allem aus einem Grund dennoch gut funktioniert. Der Gedanke, des gemeinsam mehr Erreichens (Projekttitel: „Bee Sum More“), der hier von der ersten Stunde durch die Key User erarbeitet und getragen wurde, hat uns alle durch diese verrückten Zeiten und auch nach dem Go Live in den Betrieb der neuen Arbeitsumgebung getragen.

Das Ergebnis

Radikaler Umbau von tief verschachtelten und sehr granular berechtigten Laufwerken, individueller Ablage, Aufgabenkommunikation in Outlook zu EINEM MS Teams-Team. Abwenden von rein organisatorisch und „verwaltungstechnischer“ Ablage hin zu themenbezogener Zusammenarbeit über die Grenzen einzelner Referate hinweg.

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]]> Analoger Arbeitsplatz Evangelischer Oberkirchenrat https://3kubik.com/project/analoger-arbeitsplatz-evangelischer-oberkirchenrat/ Thu, 11 Nov 2021 14:29:21 +0000 https://3kubik.com/?post_type=project&p=779 Der Beitrag Analoger Arbeitsplatz Evangelischer Oberkirchenrat erschien zuerst auf 3kubik GmbH.

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Analoger Arbeitsplatz
Evangelischer Oberkirchenrat

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ELK Logo
gezeichnete Figur schwingt an einer Liane durch die Gegend

Die Challange

Im Zuge des Gesamtprojektes „Neues Arbeiten“ sollen digitale, analoge und kulturelle Bedarfe erfasst und bewertet werden und über ein übergeordnetes Change-Management in das Arbeitsleben der Mitarbeiter einfließen.

Die Vision

Das „Neue Arbeiten“ soll in der analogen Arbeitswelt sichtbar werden. Bestehende Aufgaben und Herausforderungen sind die Leitlinie der Umsetzung.

Das Büro wird zum Marktplatz des Wissens und zum Ort sozialer Interaktion – es ist nicht mehr «nur» zum Arbeiten da.

gezeichnete Figur schwingt an einer Liane durch die Gegend

Die Methode

Wir schaffen Bewusstsein für die Notwendigkeit der Veränderung.

Wir bauen die (emotionale) Überforderung der MitarbeiterInnen ab und multiplizieren gleichzeitig die positive Wahrnehmung.

Wir entwickeln ein zentralisiertes Change Management, das die Partizipation aller in den Mittelpunkt stellt. Keiner bleibt allein.
Eine Strategie für Aktivierungsmaßnahmen zur Nutzung von digital und analog.
Wir erhalten ein Mandat, die Kultur-Veränderung führen zu dürfen. So können wir die Teilprojekte sinnstiftend miteinander verbinden.

Das Ergebnis

Das neue Gebäude der ELK WUE ist das Ergebnis einer individuellen Bürokonzeption. Der Neubau ist optimal an die Bedürfnisse und Herausforderungen des Kollegiums angepasst.
Die Arbeitsplätze unterstützen die Kreativität und Produktivität der MitarbeiterInnen und entsprechen modernsten Standards.
Die Mitarbeiterinnen gestalten die räumliche Veränderung der Arbeitsumgebung von Anfang an aktiv mit. Die Identifizierung mit den neuen kulturellen Leitlinien und Arbeitsweisen wird so auch im analogen Raum optimal unterstützt.

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]]> Swietelsky – New Workplace https://3kubik.com/project/swietelsky-new-workplace/ Tue, 31 Aug 2021 10:55:06 +0000 https://3kubik.com/?post_type=project&p=105 Der Beitrag Swietelsky – New Workplace erschien zuerst auf 3kubik GmbH.

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Swietelsky
Analoger Arbeitsplatz

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Logo Swietelsky
gezeichnete Figur Driver

Die Challenge

Unser Kunde Swietelsky plant für die Zukunft einen starken Zuwachs an neuen Talenten. Daher besteht die Herausforderung darin, den MitarbeiterInnen diverse Arbeitsplätze und kollaborative Arbeitsorte zur Verfügung zu stellen, die sich sowohl an den Bedürfnissen der Fachkräfte orientieren, gleichzeitig aber auch eine effiziente Raumnutzung sicherstellen.

Die Ausgestaltung der Büroräume soll dabei jenseits der reinen Funktion stattfinden. Vielmehr geht es der Swietelsky darum, Kollaboration und Kooperation zu fördern und mit der neuen Architektur das digitale Profil des Unternehmens zu unterstützen.

Die Vision

Wir schaffen einen physischen Arbeitsplatz unter dem Motto „My home is my castle“ und machen so das Büro zum Zweiten zu Hause – zu einem Ort, an dem man gerne ist. Der Arbeitsplatz im analogen Raum ist somit Teil einer authentischen Arbeitswelt und die Harmonisierung von digitalem und physischem Arbeiten.

Polaroid

Die Methode

In gemeinsamen Workshops mit allen Projektbeteiligten haben wir eine Bedarfsanalyse durchgeführt und den Scope des Projekts definiert. Um das Projekt breit in die Abteilung und das Unternehmen zu tragen, haben wir Keyuser bzw. interne Influencer identifiziert, die als direkte Ansprechpartner die Ängste und Barrieren der Veränderung niedrig gehalten haben. Diese Influencer waren Teil einer definierten Changekampagne, die den Verlauf des Projekts kleinschrittig begleitet hat.

gezeichnete Figur mit Schutzanzug mit einem Wanderstock über der Schulter mit Kochtop und Beutel mit Zutaten

Das Ergebnis

Das Ergebnis ist ein integratives Raumkonzept, inklusive Technik-Konzept, Begrünung, Klimatisierung, Wand-Design, Ausstellungsstücken, Digitalem Showroom und Rückzugsorten, das im nächsten Schritt in die Umsetzungsplanung geht.

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