Die Methode

Das Ergebnis

Die Challenge

Mit der Einführung von Office 365 und der damit verbunden Bereitstellung neuer Tools wurde Soluvia mit folgenden Fragen konfrontiert: Wie kann die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern und Fachbereichen gefördert werden? Wie lassen sich Dokumentenstrukturen harmonisieren und standardisieren? Wie kann ein transparentes und nachvollziehbar aufgebautes Aufgaben Management aussehen und wie ermöglichen wir partizipatives Wissensmanagement?

Zusätzlich wurde eine Test-Umgebung aufgebaut, in der die Projektmitglieder ihre Vorstellungen in einem prototypischen Umfeld ausprobieren und offene Fragen ableiten konnten. Die technischen Zusammenhänge zwischen Team-/Projektarbeitsplätzen und der Wissensmanagement-Plattform wurden in einem ganzheitlichen Schaubild visualisiert.

Das Ergebnis

Die Methode

Mit der Abteilung Market Supply Chain entwickelten wir ein Leuchtturm-Projekt, das durch intensive Bedarfsaufnahmen und Trainings, einer aufmerksamkeitswirksamen Change-Kampagne und der weiterhin kontinuierlichen Begleitung des Projektes zum Erfolg wurde.

Alle internen und externen AnwenderInnen der Abteilungen wurden durch Trainings aktiv an die neue Plattform herangeführt. Im Sinne des Change Managements haben wir durch Guerilla- und Word-of-Mouth-Marketing die Nachfrage in den anderen Abteilungen geweckt, was der optimale Enabler für den gesamten Rollout war.

Im Verlauf haben wir alle Abteilungen von Mars Petcare und Food Deutschland auf CoCo überführt. Seitdem kommen weitere Abteilungen anderer Märkte auf das interne Projektteam zu, um eine CoCo-Seite zu erhalten oder eine ihren Bedürfnissen entsprechende Plattform für bessere Kollaboration aufbauen zu lassen. Der Spirit von CoCo zieht sich so selbstständig immer weiter durch die Konzernstrukturen.

Der Projektablauf

Eine zentrale Kollaborations- und Change-Strategie wurde definiert.

Teamseiten-Strukturen, Elemente und Zugriffsrechte wurden mit jedem Team einzeln definiert.

Change-Kommunikation und Trainings wurden durchgeführt.

CIP Metings mit Key-Usern und technische Anpassungen finden regelmässig statt.

Chats und Videotelefonie sollen räumliche Distanzen und Hierarchie-Ebenen verringern

Vereinheitlichung und Ermöglichung Hierarchie- und Referatsunabhängiger Kommunikation sind anzustreben

Die Methode

Das Projekt startete kurz vor der Pandemie und stellte uns selbst vor die Herausforderung, einen in analogen Workshops, Vor-Ort-Trainings und Face2Face Absprachen gestarteten Prozess auf 100% digital umzustellen.

Das Ergebnis

Radikaler Umbau von tief verschachtelten und sehr granular berechtigten Laufwerken, individueller Ablage, Aufgabenkommunikation in Outlook zu EINEM MS Teams-Team. Abwenden von rein organisatorisch und „verwaltungstechnischer“ Ablage hin zu themenbezogener Zusammenarbeit über die Grenzen einzelner Referate hinweg.

Die Challenge

Unser Kunde Swietelsky plant für die Zukunft einen starken Zuwachs an neuen Talenten. Daher besteht die Herausforderung darin, den MitarbeiterInnen diverse Arbeitsplätze und kollaborative Arbeitsorte zur Verfügung zu stellen, die sich sowohl an den Bedürfnissen der Fachkräfte orientieren, gleichzeitig aber auch eine effiziente Raumnutzung sicherstellen.

Die Ausgestaltung der Büroräume soll dabei jenseits der reinen Funktion stattfinden. Vielmehr geht es der Swietelsky darum, Kollaboration und Kooperation zu fördern und mit der neuen Architektur das digitale Profil des Unternehmens zu unterstützen.

Die Methode

In gemeinsamen Workshops mit allen Projektbeteiligten haben wir eine Bedarfsanalyse durchgeführt und den Scope des Projekts definiert. Um das Projekt breit in die Abteilung und das Unternehmen zu tragen, haben wir Keyuser bzw. interne Influencer identifiziert, die als direkte Ansprechpartner die Ängste und Barrieren der Veränderung niedrig gehalten haben. Diese Influencer waren Teil einer definierten Changekampagne, die den Verlauf des Projekts kleinschrittig begleitet hat.