14. November 2018 Markus Rinka

Collaboration Tools – ist Slack wirklich geeignet?

Test-Workspace von Adelina und Markus

Kann Slack sich in das Angebot der Collaboration Tools wirklich einreihen und die Zusammenarbeit optimieren oder ist es nur ein besseres Unternehmens-Whatsapp?

Die große zentrale Frage zur Einführung der „new ways of working“ ist anfangs meistens: „Wie kommuniziert ihr eigentlich?“. In der Regel ist die Antwort „per Mail“ und „Flurfunk“. Grundsätzlich nicht verkehrt, denn jede kleine Kommunikation ist besser als gar keine Kommunikation! Wenn man diesen Prozess jedoch in der Zeit der Digitalisierung betrachtet, kristallisiert sich oft das „WIE wollen wir in Zukunft kommunizieren?“ heraus. Und natürlich auch die Frage, wie man dem „Communication Overflow“ Herr werden kann.

In der heutigen Zeit gibt es diverse Möglichkeiten unternehmensspezifische Themen, Fragen, Ankündigungen oder Chats mit einer Lösung zu vereinen, um so eine zentrale Kommunikationsbasis herzustellen und die Zusammenarbeit zu verbessern. Entsprechend wächst die Nachfrage an Collaboration Tools, die den verschiedenen Anforderungen an interner Kommunikation und Kollaboration gerecht werden.

In diesem Artikel haben wir uns die Mühe gemacht, einen kleinen Einstieg in die Lösung Slack zu geben. Dabei dient dieser Artikel nicht als Nutzungs- oder Kaufempfehlung, sondern spiegelt unseren Eindruck der Lösung wieder.

Werbefoto Slack als Ort für Zusammenarbeit; Screenshot; Kommunikations- und Collaboration Tools

Slack

Der Einstieg in Slack

Um Slack zu nutzen, kann man sich sehr simpel einen Workspace (Arbeitsbereich) über die Homepage erstellen. Tatsächlich muss an der Stelle lediglich ein Name, sowie mindestens ein Nutzerkonto mit Mailadresse hinterlegt werden und schon beginnt die wilde Kommunikation.

Genauso einfach wie die Workspace-Erstellung abläuft, verhält sich auch das Einsteiger-Tutorial, das Slack zur Einführung anbietet. Innerhalb von zwei Minuten ist man in der Lage mit Hilfe von Chats und Channels zu kommunizieren. Channels dienen hierbei als themenbezogene Gruppenchats, die einem Forum bzw. Thread gleichen. Diese können für alle Kollegen sowohl öffentlich als auch für einen definierten Benutzerkreis geschlossen verwendet werden. Und das war’s dann auch schon. Unsere zentralen Kommunikationsfunktionen sind verfügbar und per Desktop oder mobiler Android-/iOS-App kann nun jederzeit kommuniziert werden. Aber mit wem?

Der Zugriff auf Slack

Selbstverständlich bedarf es dafür Kollegen, die man ebenfalls sehr intuitiv einladen und hinzufügen kann. Der externe Zugriff ist dabei leicht zu handhaben. An der Stelle sei erwähnt, dass der externe Zugriff zeitlich begrenzt werden kann auf einen, sieben oder dreißig Tage. Auch die Option, den Zugriff niemals enden zu lassen besteht. Des Weiteren kann ein externer Zugriff natürlich jederzeit widerrufen werden.

Screenshot von Slack Workspace; Digital Workplace und Kollaborationssoftware

Test-Workspace von Adelina und Markus

Let’s talk about …

… Details! Zur Darstellung der für uns relevanten Details sei erwähnt, dass wir in der kostenlosen Version getestet haben. Angefangen mit den Chat-Möglichkeiten, waren wir ebenso in den Channels unterwegs. Hinsichtlich Chats braucht man heutzutage nicht mehr viel zu erklären. Jeder kennt das standardmäßige Textfeld, verschiedene Emojis, die Möglichkeit Dateien zu senden und die Nutzung von GIFs. Aber nun Obacht! Genau das fehlt hier standardmäßig. GIFs kann man nur per zusätzlicher App von Giphy nutzen, um diese dann per Kurzbefehl „/Giphy [Text]“ zu suchen und abzuschicken. Eine Vorschau ist dabei nur eingeschränkt möglich. Wir waren schockiert ob der mangelnden Benutzerfreundlichkeit und brachen an der Stelle den Test ab.

 

All diese Möglichkeiten befinden sich natürlich auch in den Channels und können somit in den Gruppenbesprechungen verwendet werden.

Da im Unternehmen jedoch nicht nur Textnachrichten versendet werden sollen, wollten wir ebenfalls die Videotelefonie und Desktopfreigabe verwenden. Leider sind diese Funktionen in der kostenlosen Version nur beschränkt nutzbar, d.h. das lediglich die direkte P2P-Videotelefonie kostenfrei genutzt werden kann. Bildschirmfreigabe und Gruppen-Videotelefonie bedürfen mindestens einer Standardlizenz.

Und was kostet mich das dann zusätzlich?

Das hängt ganz davon ab, was du willst. Wie bereits erwähnt bietet Slack verschiedene Varianten zu unterschiedlichen Preisen an. Dementsprechend sind dabei auch Features besser oder eingeschränkt(er).

Neben der kostenlosen Version, mit der man u.a. bis zu 10.000 Nachrichten durchsuchen und Einzelgespräche per Videotelefonie durchführen kann, gibt es die Standardversion. Hier können unbegrenzt viele Apps installiert werden und Bildschirmfreigaben sind aktiviert. Zu guter Letzt die Plus-Edition, wodurch eine Zugriffsrechte-Verwaltung aktiviert wird und eine Service-Zeit garantiert ist.

Zusätzlich bietet Slack ein sogenanntes Enterprise Grid an, wodurch ein Unternehmen mehrere Workspaces eröffnen und 24/7-Support wahrnehmen, sowie 1 TB Speicherplatz pro User, nutzen kann.

Apropos Speicherplatz und Dokumentenmanagement – das machen die auch?

Jein! Wie in jedem namhaften Kommunikationsdienst hat man natürlich die Möglichkeit, Dokumente zu versenden und hochzuladen. Auch Slack tut das und versetzt Kollegen in die Lage Dokumente direkt und nicht immer per Mailanhang durch die Gegend zu schicken. Eine tatsächliche Dokumentenverwaltung im Sinne von zentralem Ablagespeicher, Metadatenpflege und bestenfalls zeitgleicher Bearbeitung ist jedoch nicht möglich. Daher zweifeln wir spätestens an dieser Stelle, ob Slack wirklich zu den Collaboration Tools gehört. Wir finden: Eine nachhaltige Verbesserung im Teamwork ist so nur bedingt umsetzbar.

Unser Fazit: Slack ist lediglich ein einfach bedienbares Kommunikationstool

Slack wirbt damit, dass es einen Ort der einfachen Zusammenarbeit bietet. Jedoch ist es aus unserer Sicht ein reine Kommunikations- und KEINE Collaboration Software! Der Vorteil von Slack ist, dass es relativ einfach bedienbar ist. Wir haben die App für alle Geräte verfügbar, des Weiteren Chat- und (eingeschränkte) Videotelefonie-Möglichkeiten, sowie ein angenehmes und selbsterklärendes User Interface.

Dass ein Unternehmen bestimmte Funktionseinschränkungen für dessen Software bei kostenfreier Nutzung durchführt, ist nachvollziehbar. Für jedes Unternehmen, das es satt hat, Exchange-Server mit Mailanhängen vollzupacken oder gruppenbasiert Neuigkeiten zu teilen und diese dann wiederzufinden (ohne dabei die Mailhistorie bis zur Milleniumwende zu durchforsten), bietet Slack eine gute Einsteigerlösung. Hiermit kann man Kollegen und auch externe Mitarbeiter vernetzten und themenspezifisch informieren. Eine wirklich professionelle Enterprise-Lösung ist das aber noch nicht.

Gibt es ein alternative Collaboration Tools?

Mittlerweile gibt es auf dem Markt weitere Collaboration Tools für Unternehmen, allen voran Microsoft Teams. Auch hier gibt es eine kostenfreie Version.

Im Fall einer bestehenden Office 365-Lizenz würden wir davon abraten ein zusätzliches Tool wie Slack ins Unternehmen zu bringen, da mit Microsoft Teams alle Funktionen bereits verfügbar sind. Teams stellt sich – trotz des Plagiatsvorwurfs durch Slack an Microsoft –  als Tool in wesentlichem ausgereifterem Zustand heraus.

Zudem bietet SharePoint im Hintergrund eine tolle Möglichkeit des Dokumentenmanagements. An dieser Stelle greifen wir jedoch schon zu weit in das Thema Kollaborationsplattform vor.

Somit könnt ihr gespannt sein, wenn in einem der nächsten Blogbeiträge zum Collaboration Tool Microsoft Teams unsererseits analysiert wird.

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