Eine vorausschauende Planung ist entscheidend, um den eigenen Workload realistisch einzuschätzen und effizient zu arbeiten. Deshalb empfehle ich unbedingt, Outlook nicht nur für Meetings zu nutzen, sondern auch gezielt Zeitblöcke für wichtige Aufgaben zu reservieren.

In unserem Team ist diese Methode fester Bestandteil unseres Arbeitsalltags – und sie hat sich als äußerst effektiv erwiesen. Wir planen nicht nur Kundentermine und interne Meetings, sondern auch gezielt Zeiten für Vorbereitungen, Recherchen oder strategische Projekte. So behalten wir den Überblick, arbeiten strukturierter und können unsere Aufgaben realistisch einplanen. Gleichzeitig ermöglicht es unseren KollegInnen, jederzeit zu sehen, wann jemand verfügbar ist, was die Zusammenarbeit deutlich erleichtert.

Und ich gebe es hier und jetzt offen zu, ich bin die Kalenderstalkerin bei uns – und das völlig ohne schlechtes Gewissen. Schließlich bin ich nicht umsonst die Hexe mit der Glaskugel🔮, die alles im Team im Blick hat. Während andere noch überlegen, wann sie eigentlich Urlaub haben, habe ich das längst auf dem Schirm. Das sorgt regelmäßig für herzliche Lacher, wenn ich schneller weiß, dass jemand frei hat als die Person selbst.

Aber mal ehrlich, so schlimm ist es doch gar nicht, wenn wenigstens eine Person den Überblick behält. Aus Erfahrung kann ich sagen, dass das schon oft praktisch war – sei es, weil Termine sonst kollidiert wären oder weil einfach niemand mehr wusste, was wann geplant war. Natürlich bin auch ich nicht perfekt und übersehe mal was, aber im Zweifel verlasse ich mich einfach auf meine Glaskugel – oder eben Outlook 😉

Diese strukturierte Herangehensweise hilft uns außerdem, frühzeitig zu erkennen, ob unser Arbeitspensum realistisch ist oder ob Aufgaben umverteilt werden müssen. Natürlich gibt es immer spontane Themen, aber durch eine durchdachte Planung wissen wir genau, welche Aufgaben flexibel sind und welche Vorrang haben. Ich kann diese Arbeitsweise nur empfehlen – sie sorgt für mehr Effizienz, Transparenz und eine bessere Selbstorganisation im Arbeitsalltag.

1. Interne Team-Freitage
Seit November 2024 erstellen wir für unsere wöchentlichen Team-Freitage in einem dedizierten Loop-Arbeitsbereich eine Seite pro Woche, auf der wir:

• • Agendapunkte sammeln und priorisieren
  • Kolleg:innen taggen (die Benachrichtigungsfunktion per E-Mail lässt noch etwas zu wünschen übrig)
  • Dauerläufer über alle Seiten hinweg erreichen können, ohne manuell unerledigte Themen von einer in die nächste Woche verschieben zu müssen
  • Während der Besprechung live Notizen erweitern – ohne lästiges Hin- und Herspringen zwischen PowerPoint oder OneNote
  • Direkt ein fertiges Protokoll für alle haben, die gerade im Urlaub sind 😊🏝️

Vorteil: Jede*r kann in Echtzeit mitarbeiten, wir sind schneller im Thema und alle relevanten Informationen bleiben an einem Ort.

2. Loop als Projektwerkzeug in Kundenprojekten
In einigen Kundenprojekten setzen wir Loop-Seiten gezielt ein, um pro Meeting die wichtigsten Inhalte interaktiv zur Verfügung zu stellen. Das sieht so aus:

• • Zu jedem Projektmeeting, ob Training oder Workshop, erstellen wir eine Loop-Seite, die die aktuelle Agenda, Links zu Präsentationsunterlagen oder Conceptboards oder den Projektplanner enthält
  • Während des Meetings bearbeiten alle Beteiligten gemeinsam die Checklisten, kommentieren direkt in Loop-Komponenten und können live Feedback geben.
  • Nach dem Meeting bleibt diese Loop-Seite bestehen, Aufgaben (aus Planner eingebettet) werden abgehakt und der aktuelle Stand ist für alle transparent.

Vorteil: Weniger verschiedene Medien durch die sich die Projektteilnehmenden durchklicken müssen, weniger Versionschaos – alle arbeiten auf derselben Seite. Und jede*r weiß, was als Nächstes zu tun ist. Insbesondere die Kombination von „Anleitung“ zu einer Aufgabe, der Aufgabe selbst und dem Kontext (Projekt, Workshop, Arbeitspaket) hilft Menschen, die sich nicht täglich nur mit dem Projekt beschäftigen, schnell wieder eins Handeln zu kommen.

3. Loop-Aufgabenlisten mit Lightweight Planner als Workaround für Shared Channels
In Teams-Shared Channels sind Planner-Boards nach wie vor nicht verfügbar. Wir haben getestet, wie Loop-Aufgabenlisten mit den integrierten Lightweight Plannern (also Aufgabenlisten mit Zuweisungen und Fälligkeitsdaten) Abhilfe schaffen:

• • Wir erzeugen in Loop eine Aufgabenliste pro Projekt, die wir als Loop-Komponente in den Shared Channel einbetten.
  • Jede Person kann direkt in Teams auf die Aufgabenliste zugreifen, Aufgaben verschieben, Prioritäten ändern und Fälligkeitsdaten sehen.
  • Der Loop-Tasks-Lightweight-Planner synchronisiert sich zwischen der Loop-App und Teams.

Vorteil: Wir können mit Shared Channels arbeiten, ohne auf gemeinsame Bearbeitung von Planner-Aufgaben verzichten zu müssen.

Am Anfang war das ein echter Lernprozess. Nur weil alle zuhause arbeiten, heißt das nicht, dass es automatisch funktioniert. Also haben wir unsere eigenen Regeln aufgestellt:

• Freitag ist Teamtag – Keine Kundentermine, sondern Meetings, die auch mal über private Themen gehen.
• Das „Check-in-Deck“ – Jeder kann schnell zeigen, wie’s ihm geht. Scheint die Sonne oder tobt ein Sturm? So wissen alle Bescheid, ohne dass man sich erklären muss. Check-In Deck
• Workation statt Büro – Einmal im Jahr treffen wir uns an einem richtig coolen Ort, arbeiten und verbringen Zeit zusammen. workation 2025
•  Betriebsurlaub an Weihnachten und Neujahr– Gemeinsam abschalten und neue Energie tanken – für alle planbar und stressfrei.
•  BDEV – Ein Tag mehrmals im Jahr, an dem wir gemeinsam an großen Ideen feilen und unser Unternehmen weiterbringen.
•  Klare Regeln der Zusammenarbeit – Damit wir alle wissen, worauf wir uns verlassen können Regeln der Zusammenarbeit

Die Umstellung war nicht nur für uns, sondern auch für unsere Kunden spannend. Früher haben wir ganztägige Workshops mit Kaffeepausen und Mittagessen gemacht. Heute sind die Meetings knackig, fokussiert – und das ist für viele erstmal ungewohnt. Natürlich mussten auch die ganzen Workshopformate angepasst werden.

Und dann kommt immer diese eine Frage: „Wo sitzt ihr eigentlich?“ Wenn ich dann sage, dass wir gar kein Büro mehr haben, sind viele erstmal irritiert. Die nächste Frage kommt fast automatisch: „Wie schafft ihr es, als Team zu funktionieren?“ Sobald ich von unseren Ritualen erzähle, wird schnell klar: Das ist keine Sparmaßnahme, sondern eine bewusste Entscheidung.

Ein weiterer Höhepunkt war unser gemeinsamer Workshop, in dem wir die wichtigsten Voraussetzungen für ein erfolgreiches Projekt diskutiert haben. Es war spannend zu sehen, wie die Teilnehmer und späteren Mitautoren des Leitfadens gemeinsam die wichtigsten Punkte gesammelt haben, wie man Veränderungs-Projekte effektiv plant und umsetzt. Gemeinsam haben wir über die Bedeutung klarer Zielsetzungen, guter Kommunikation und starker Teamarbeit gesprochen. Die Interaktion mit den Teilnehmern war einfach großartig, und wir haben viel voneinander gelernt. Den Leitfaden könnt Ihr Euch hier herunterladen! Download  

Als dann plötzliche eine globale Pandemie Büroräume leerfegte, waren es nicht mehr nur hippe SoftwareentwicklerInnen die am Strand von Bali ihren Laptop aufklappen konnten – ganze Unternehmen wurden plötzlich von zuhause aus am Laufen gehalten.
Unternehmen gewährten MitarbeiterInnen Freiheiten, vor denen Sie Jahrzehnte lang Angst hatten. Wie man während der Pandemie dann aber merkte, passierte gar nichts, kein Unternehmen ist in die Kniegegangen, weil plötzlich MitarbeiterInnen Excel Tabellen von zuhause aus formatierten. Hier ist es wichtig zu sagen, dass dies natürlich nicht eins zu eins auf alle Branchen angewendet werden kann. Zudem sind auch hier gewisse Voraussetzungen zu erfüllen, wie beispielsweise ein Laptop, einen weiteren Bildschirm für zuhause, remote Zugang zu allen internen Tools und Netzwerken. Und natürlich Prozesse, die es erlauben, sie von überall zu erledigen.
Nach diesem drastischen Umschwung der Arbeitswelt bleibt nun abzuwarten, was in Zukunft noch auf ArbeitnehmerInnen zu kommen mag. Wie wäre es mit einer vier Tage-Woche? Die Möglichkeiten sind jedenfalls noch nicht ausgeschöpft, um ArbeitnehmerInnen ein noch besseres Gleichgewicht zwischen privaten Aufgaben und einer effizienten Arbeitsumgebung zu ermöglichen.

Ich für meinen Teil genieße diesen doch sehr radikalen Umschwung der Arbeitswelt durch die Pandemie, so konnte ich ohne Probleme wieder einen Job finden, welcher mir die Freiheiten ermöglicht, die ich gewohnt war.
Last but least, was ist nun meine Erfahrung mit „work from anywhere“ in Philadelphia?
Meine Zeit in Philadelphia würde ich auf jeden Fall gerne wiederholen. Trotz einer Zeitverschiebung von sechs Stunden, war es mir möglich, mit meinen KollegInnen und KundInnen die Hälfte der Zeit gemeinsam zu planen und zu arbeiten. Natürlich spielt das Set Up vor Ort eine Rolle. In meinem Fall war es ein volleingerichtetes Homeoffice, somit hatte ich keinerlei Umstellung. Die neue Umgebung hat bei mir dazu geführt, dass ich sehr fokussiert arbeiten konnte, da ich nicht unter meinen alltäglichen Ablenkungen, wie meinem Hund, der immer an meiner Haustür klingelnde Postbote oder auch der Gedanke an Dinge, die alle noch anfallen, sobald ich meinen Arbeitstag beendet habe, litt.
Zum Abschluss bleibt zu sagen, wenn man die Möglichkeit hat, remote zu arbeiten und seine Arbeit mit dem Vergnügen des Reisens zu kombinieren, sollte man das einfach mal wagen! Mir persönlich hat es sehr viel Spaß gemacht und nochmals einen neuen Blickwinkel auf meine Arbeit gegeben. Grade was die tatsächliche Usability von Projekttools angeht, kann man hier möglicherweise nochmal Pain Punkte identifizieren und verbessern.
In unserem Fall gab es hier nichts zu beanstanden, da all unsere verwendeten Tools Cloud-basiert sind, habe ich jederzeit die Möglichkeit, einen aktuellen Überblick über Aufgaben oder einen Status von Projekten zu erhalten, ohne dass ich in einen direkten Austausch gehen muss.
Für mich war es eine willkommene Auszeit von meinem Alltag, ohne Urlaubstage zu verschwenden und trotzdem an einem anderen Ort zu sein. Für mich steht fest, ich werde diese Freiheit weiter nutzen und vielleicht kommt mein nächster Blogeintrag schon aus einer ganz anderen Zeitzone!

Der Nutzen für den Menschen steht stets im Fokus. Ist dieser nicht vorhanden oder wird nicht ausreichend kommuniziert, können wir eine Umsetzung nur erzwingen und selbst das nur langsam und zäh (je nach Sanktionen natürlich auch etwas schneller).
Die erste Frage sollte also stets sein: Was brauchen wir? Was nützt uns?
Die zweite Frage ist erst: Wie setzen wir das um? Welche Technologien helfen uns?
Und die dritte und wichtigste Frage: Wie kommunizieren wir den Nutzen der Veränderung so, dass die MitarbeiterInnen ihn verstehen? Die Betonung liegt hier, wie Sie bestimmt schon erraten haben, auf VERSTEHEN.

Andere können das nicht sehen, glauben Sie mir. Sie können es auch immer noch nicht sehen, wenn Sie es ihnen einmal präsentiert haben. Nein. Sie sehen es nicht. Und das liegt nicht daran, dass sie es nicht wollen, sie KÖNNEN es nicht sehen. Denken Sie stets daran: Wir alle haben unsere eigene Realität. Jeder hat seinen Arbeitsalltag und dieser kann so verschieden von KollegIn zu KollegIn sein, wie Tomaten und Petersilie. Beides passt gut zusammen und das Ergebnis ist super (für Tomatenliebhaber zumindest), aber beide haben sehr verschiedene Vorlieben, damit sie gut gedeihen. Beide Realitäten sind sehr unterschiedlich.

Als ich bei 3kubik angefangen habe, hatte ich noch nie etwas von Kanban Werkzeugen oder gar der Methode gehört. Dann lernte ich KanBo kennen. KanBo, ein digitales Werkzeug zur effektiven Aufgabenverwaltung nach der Kanban Methode. Hier hat man die Möglichkeit, unbegrenzt viele Boards für Kunden, Aufgabenfelder oder andere Bereiche des Arbeitslebens anzulegen und zu verwalten. Auf den sogenannten Boards wird via Kanban Methodik das Aufgabenset individuell verwaltet. Boards können nicht nur intern verwendet werden, sondern auch mit externen Usern geteilt werden. Dank Zugriffsberechtigungen auf Userebene können auch vertrauliche Boards angelegt werden, zum Beispiel Personalthemen. Die Ansicht auf Boards kann angepasst werden in Gantt, Kalender, Analyse, …. So hat man jederzeit den perfekten Überblick über zu erledigende Aufgaben, Aufgaben on hold oder weiteren Buckets die man individuell erstellen und farblich codieren sowie mit Statusinfos versehen kann.

Der größte Vorteil, den ein Board bietet, ist die Transparenz der Aufgaben. Durch die Karten auf den Boards, denen jegliche Zusatzinformationen mitgegeben werden können, von Notizen, Aufgabenlisten, Unterkarten, Dokumenten, Kommentaren mit namentlicher Erwähnung, … ist eine effiziente und schnelle Zusammenarbeit gewährleistet. Ich muss nicht jedes Mal mit meinen KollegInnen sprechen, um einen gewissen Status im Projekt abzufragen. Checklisten, Termine, notwendige Dokumente – alles auf einer Karte und eine Echtzeitbearbeitung ermöglichen einen virtuellen Austausch.

Einen Arbeitsalltag ohne KanBo kann ich mir gar nicht mehr vorstellen, so viel ist klar. Die Mehrwerte für das aufgabenbezogene Arbeiten sind unschlagbar – gerade dann, wenn man wie wir bei 3kubik nur remote arbeitet.

Am Ende des Tages muss auch den ArbeitgeberInnen dieser Wunsch keine Angst machen. Hybrid zum Standard zu machen, bietet Unternehmen eine Vielzahl von Vorteilen. Das Rekrutieren von Fachkräften gestaltet sich mit dem ortsunabhängigen Arbeiten deutlich leichter. Gleichzeit steigern flexible Arbeitsmodelle die Unternehmenskraft sowie die Innovationskraft. Insbesondere aber die Verbesserung der Gender Equality und die Möglichkeit, Menschen mit Behinderungen oder anderen Einschränkungen, die den Weg ins Büro erschweren, einen lebenswerten Arbeitsplatz zu schaffen, ist ein nennenswerter Mehrwert für Unternehmen. Der Umwelt tut hybrides Arbeiten auch gut, denn wir alle wissen längst, dass sich Reisekosten und Emissionsausstöße in diesem Modell deutlich reduzieren lassen.

Dies führt uns zu dem Schluss: Hybrides Arbeiten ist nicht bloß ein temporärer Trend! Vielmehr ist dieses Arbeitsmodell die Chance, endlich einen Arbeitsplatz zu schaffen, der befriedigendes Arbeiten überall möglich macht.

An einem unserer jeden Freitag stattfindenden Jourfixe präsentierte ich meine Idee meinen KollegInnen . Gegenwehr sieht definitiv anders aus (danke an dieser Stelle Adelina, Jessy, Anne, Markus, Helge, Florian und natürlich Mark). Ich kündigte also meine Wohnung, ließ meinen Finger in Google Maps kreisen und buchte kurz darauf ein One-Way-Ticket nach Split, Kroatien. Und somit startete am 3. März 2021 mein ganz persönliches Abenteuer „Arbeiten auf Reisen“.

2017 bin ich knappe neun Monate als Backpacker durch Nord- und Lateinamerika gereist. Trotz der in dieser Zeit gesammelten Erfahrungen schlichen sich mit näherndem Abflugtermin Zweifel ein. Was nicht alles passieren könnte: Kein ausreichendes WiFi vor Ort, kein geeigneter Arbeitsplatz. Würde ich meine ArbeitskollegInnen verprellen oder einfach zu wenig Selbstdisziplin haben und dadurch die Arbeit vernachlässigen?

Nachdem ich bereits zwei Monate unterwegs war, gab es diesen einen prägnanten Moment für mich, der alle Sorgen final verschwinden ließ. In einem Call mit der Projektleiterin unseres Kunden stellte sie mir plötzlich (fassungslos) die Frage: „Wie, du bist gar nicht in Deutschland?“. Mehr Bestätigung konnte ich nicht bekommen, da es zeigt, wie egal es ist, wo sich MitarbeiterInnen physisch aufhalten, solange die Anforderungen an die Arbeitsleistung erfüllt werden.