Derzeit bin ich in einem Projekt tätig, in dem es darum geht, digitale Arbeitsplätze für diverse Fachbereiche umzusetzen. Neben der Veränderung von Arbeitsweisen und der Förderung eines neuen Bewusstseins der Zusammenarbeit beschäftige ich mich auch mit der Optimierung klassischer Prozesse und deren technischen Umsetzung. Einer dieser Prozesse war die Protokollerstellung in Top Management-Meetings.
Vom gewohnten Vorgehen zur ersten Innovation
Das bisherige Vorgehen war stereotypisch. Die Assistenzen schrieben während der Meetings alle wichtigen Punkte mit, bereiteten diese im Nachgang auf, ließen sie durch die Meeting-TeilnehmerInnen freigeben und verteilten das Dokument – konvertiert in ein PDF – via E-Mail. Kurzum: ein langwieriger und zeitintensiver Prozess. Der erste Schritt in Richtung Verbesserung war nun, das Protokoll zukünftig in OneNote zu erfassen. Das OneNote war im Teams-Team des Top Managements eingebunden und somit für alle Mitglieder transparent einsehbar. Sämtliche Kommunikation zu den Inhalten sollte ab jetzt nur noch in einem eigens dafür bereitgestellten Channel stattfinden.
Wer macht eigentlich was
Die Aufgaben, die sich in den Management-Meetings ergaben, wurden aber immer noch händisch aus dem Protokoll heraus in ein anderes Medium (in diesem Fall Planner) überführt. Auch hierfür brauchte es ein praktikableres Vorgehen, damit nachvollziehbar war, wer welche Aufgaben hat, und um diese wiederum mit einer Deadline etc. zu versehen. Der neue Workflow sollte verhindern, dass bereits erledigte Arbeit erneut durchgeführt werden muss.
Was war die Lösung
Power Apps stand uns zur Lösung dieses Problems nicht zur Verfügung und trotzdem fanden wir einen sehr praktikablen Workaround. Wir erstellten eine SharePoint-Liste, in die wir die Struktur aus dem bisher genutzten Word-Template überführten. Dabei entspricht jedes List Item einem Tagesordnungspunkt, zu dem weiterführende Informationen wie bspw. Zuständigkeit und Kategorisierung (Information, Beschluss, Aufgabe etc.), angegeben werden können. Durch einen Workflow, der direkt aus der SharePoint-Liste heraus gestartet wird, wird den TeilnehmerInnen automatisch die Aufgabe zugewiesen, das Protokoll freizugeben. Etwaige Korrekturen können direkt in der Planner-Aufgabe diskutiert und ggf. eigenständig in dem Protokoll für alle nachvollziehbar angepasst werden.
Nach erfolgter Freigabe des Protokolls durch alle TeilnehmerInnen, erstellt der Workflow aus den List Items der SharePoint-Liste, die als Aufgabe kategorisiert wurden, automatisch Aufgaben mit den notwendigen Inhalten, Deadlines, Zuständigkeiten im Management-Planner. TeilnehmerInnen, die nicht Mitglieder des Top Managements sind, haben keinen Zugriff auf diesen Planner und erhalten Aufgaben(-inhalte) deshalb als E-Mail, aus der sich Outlook-Aufgaben erstellen lassen. Über die App „Tasks by Planner and To Do“ in MS Teams werden diese Aufgaben zu den eigenen Aufgaben aus Planner aggregiert.
Die Mehrwerte in der Übersicht
- Protokolle sind direkt bei Erstellung für alle TeilnehmerInnen aus dem Top Management einsehbar
- erforderliche Anpassungen können durch TeilnehmerInnen aus dem Top Management eigenständig vorgenommen werden
- Zeiteinsparung und Transparenzgewinn bei der Freigabe und der Erstellung definierter Aufgaben und Zuständigkeiten
- individuelle Views ermöglichen eine sehr schnelle Übersicht über alle Beschlüsse, Aufgaben und erledigte Tagesordnungspunkte
Was die Zukunft noch bringt
Die hier beschriebene Lösung wurde auf die individuellen, technischen Möglichkeiten unseres Kunden zugeschnitten.
Mit Power Apps ließe sich ein Portal entwickeln, das alle notwendigen Informationen eines Meetings und alle daraus folgenden Aufgaben noch besser abbilden kann, als es über SharePoint-Listen möglich ist. Dennoch ist diese Lösung bereits ein enormer Gewinn und verändert die Art und Weise, wie mit Protokollen zukünftig gearbeitet werden wird.